Comment les hôtels peuvent-ils réduire leurs coûts à long terme lors de l'achat de literie ? Un guide de maîtrise des coûts pour les responsables des achats hôteliers !

Comment les hôtels peuvent-ils réduire leurs coûts à long terme lors de l'achat de literie ? Un guide de maîtrise des coûts pour les responsables des achats hôteliers

Pour les responsables et décideurs des achats hôteliers, un approvisionnement véritablement efficace ne consiste pas simplement à trouver la literie la moins chère du marché, mais plutôt à identifier une solution d'approvisionnement offrant le coût total à long terme le plus raisonnable tout en répondant aux exigences de qualité de l'hôtel.

I. Ne vous contentez pas de comparer les devis des produits.

Le linge de lit hôtelier est un produit à usage fréquent ; son coût réel inclut non seulement le prix d’achat initial, mais aussi des coûts cachés liés au nettoyage industriel, à la main-d’œuvre, au remplacement, au stockage, à l’entreposage, à la logistique et aux problèmes de qualité. Par conséquent, l’approvisionnement en linge de lit hôtelier doit évoluer d’une logique d’achat ponctuel vers une approche d’approvisionnement à long terme.

Lors de l'établissement de devis, de nombreux responsables des achats comparent d'abord le prix unitaire du linge de lit. Si cette méthode est simple, elle ne reflète pas fidèlement la valeur à long terme du produit. Par exemple, un linge de lit peut être bon marché à l'achat, mais après un certain temps, rétrécir, boulocher ou présenter des coutures abîmées, nécessitant des remplacements fréquents. Un autre produit, légèrement plus cher à l'achat, peut conserver une bonne stabilité dimensionnelle et esthétique même après de nombreux lavages ; dans une perspective de cycle de vie complet, ce dernier peut s'avérer plus rentable.

Par conséquent, les équipes d'approvisionnement des hôtels devraient privilégier le coût par utilisation d'un produit. Autrement dit, elles ne devraient pas se contenter de calculer le prix d'achat, mais également procéder à une évaluation complète prenant en compte la durée de vie prévue, le nombre de lavages et la fréquence de remplacement.

II. Calcul du « coût par utilisation »

Outre le coût des produits eux-mêmes, la quantité minimale de commande (QMC) influe directement sur les coûts d'approvisionnement d'un hôtel . Si la QMC d'un fournisseur est trop élevée, l'hôtel risque de subir d'importantes contraintes sur ses stocks et d'immobiliser des capitaux. À l'inverse, si la QMC est trop basse, bien que l'approvisionnement soit plus flexible, le prix unitaire et les coûts logistiques peuvent augmenter. Par conséquent, les hôtels doivent négocier des quantités d'achat raisonnables avec leurs fournisseurs, en tenant compte du nombre de chambres, du taux d'occupation annuel et du cycle de rotation des stocks.

Pour les chaînes et groupes hôteliers, l'homogénéité des lots est essentielle pour réduire les coûts à long terme. Des différences notables de couleur, de taille, de tissu ou de texture entre l'achat initial et les réapprovisionnements ultérieurs peuvent empêcher certaines chambres d'utiliser un ensemble de linge de lit uniforme, augmentant ainsi les coûts de gestion et de réapprovisionnement des stocks.

Par conséquent, une fois qu'un hôtel a validé un échantillon, il est préférable de l'utiliser comme référence pour la production ultérieure. Lors des commandes répétées, les fournisseurs doivent également respecter les mêmes normes en matière de tissu, de couleur, de taille et de production.

Si un hôtel a une demande annuelle relativement élevée en linge de lit, il peut établir un plan d'approvisionnement à long terme avec son fournisseur. Par exemple, la demande annuelle peut être prévue à l'avance, et des cycles d'approvisionnement peuvent être définis en fonction du nombre de chambres et de la consommation réelle, suivis de livraisons par lots. Cela permet non seulement de réduire la pression ponctuelle sur les stocks de l'hôtel, mais aussi de permettre au fournisseur d'organiser sa production en amont, améliorant ainsi la fiabilité des livraisons.

III. Les fournisseurs doivent être évalués selon cinq dimensions

Lors du choix d'un fournisseur en gros de literie hôtelière, le personnel des achats doit également évaluer les points suivants :

1. capacité de production,

2. capacités de contrôle de la qualité,

3. quantité minimale de commande (MOQ) et délais de livraison,

4. Capacités de personnalisation OEM, et

5. Capacité à honorer des commandes répétées sur le long terme.

Pour les groupes hôteliers, un fournisseur capable d'assurer un approvisionnement stable est souvent plus précieux que celui qui propose le prix le plus bas pour une commande unique.

Par conséquent, le critère essentiel pour l'achat de literie hôtelière n'est pas « quel fournisseur propose le prix le plus bas », mais « quel fournisseur peut minimiser les coûts d'exploitation à long terme de l'hôtel tout en répondant aux exigences de qualité ».

Les hôtels, complexes hôteliers, résidences hôtelières et grossistes qui s'approvisionnent en literie hôtelière doivent fournir les informations suivantes dans une seule demande : type d'hôtel, marché cible, liste des produits, dimensions de la literie, exigences en matière de tissu, quantité estimée à commander, demande annuelle et indication de la nécessité d'une personnalisation OEM. Ce n'est qu'en disposant de ces informations complètes que les fournisseurs pourront établir des propositions de produits, des devis et des calendriers de livraison plus précis.

Pour les projets hôteliers à long terme, la constance de la qualité des produits, des prix d'approvisionnement raisonnables, des quantités minimales de commande (QMC) gérables, des délais de livraison fiables et la capacité d'honorer les commandes répétées sont les facteurs clés pour réduire les coûts d'approvisionnement à long terme.