โรงแรมจะลดต้นทุนระยะยาวในการจัดซื้อเครื่องนอนได้อย่างไร? คู่มือควบคุมต้นทุนสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรม!

โรงแรมจะลดต้นทุนระยะยาวในการจัดซื้อเครื่องนอนได้อย่างไร? คู่มือควบคุมต้นทุนสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรม

สำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อและผู้มีอำนาจตัดสินใจในโรงแรม การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงไม่ได้หมายถึงแค่การหาเครื่องนอนที่ราคาถูกที่สุดในตลาดเท่านั้น แต่หมายถึงการหาวิธีแก้ปัญหาการจัดซื้อที่ให้ต้นทุนรวมที่สมเหตุสมผลที่สุดในระยะยาว พร้อมทั้งตอบสนองความต้องการด้านคุณภาพของโรงแรมด้วย

I. อย่าเพียงแค่เปรียบเทียบราคาผลิตภัณฑ์เท่านั้น

ชุดเครื่องนอนโรงแรมเป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานบ่อย ต้นทุนที่แท้จริงจึงไม่เพียงแต่รวมถึงราคาซื้อเริ่มต้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต้นทุนแฝงที่เกิดจากการซักในระดับอุตสาหกรรม ค่าแรง การเปลี่ยนสินค้า การเก็บรักษาสินค้า การจัดเก็บ การขนส่ง และปัญหาด้านคุณภาพ ดังนั้น การจัดซื้อชุดเครื่องนอนโรงแรมจึงควรเปลี่ยนจากแนวคิดการซื้อครั้งเดียวไปเป็นแนวคิดการจัดหาในระยะยาว

พนักงานจัดซื้อจำนวนมากมักเปรียบเทียบราคาต่อชุดเครื่องนอนก่อนเป็นอันดับแรกเมื่อขอใบเสนอราคา แม้ว่าวิธีนี้จะตรงไปตรงมา แต่ก็ไม่ได้สะท้อนถึงมูลค่าในระยะยาวของผลิตภัณฑ์อย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น ชุดเครื่องนอนอาจมีราคาซื้อต่ำ แต่หลังจากใช้งานไประยะหนึ่ง อาจหดตัว เป็นขุย หรือตะเข็บชำรุด ทำให้ต้องเปลี่ยนบ่อยครั้ง ในขณะที่ผลิตภัณฑ์อีกชนิดหนึ่งอาจมีราคาซื้อสูงกว่าเล็กน้อย แต่ยังคงรักษารูปทรงและรูปลักษณ์ที่ดีแม้หลังจากซักหลายครั้ง จากมุมมองของวงจรชีวิตโดยรวมแล้ว ผลิตภัณฑ์หลังอาจคุ้มค่ากว่า

ดังนั้น ทีมจัดซื้อของโรงแรมควรพิจารณาต้นทุนต่อการใช้งานของผลิตภัณฑ์ กล่าวคือ พวกเขาไม่ควรคำนวณเพียงแค่ราคาซื้อ แต่ควรประเมินอย่างครอบคลุมโดยคำนึงถึงอายุการใช้งานที่คาดหวัง จำนวนครั้งที่ซัก และความถี่ในการเปลี่ยนด้วย

II. การคำนวณ 'ต้นทุนต่อการใช้งาน'

นอกจากตัวผลิตภัณฑ์แล้ว MOQ ยังส่งผลโดยตรงต่อต้นทุนการจัดซื้อของโรงแรมด้วย MOQ ย่อมาจาก Minimum Order Quantity (ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ) หาก MOQ ของซัพพลายเออร์สูงเกินไป โรงแรมอาจเผชิญกับแรงกดดันด้านสินค้าคงคลังและเงินทุนที่ถูกผูกไว้มากเกินไป ในทางกลับกัน หาก MOQ ต่ำเกินไป แม้ว่าการจัดซื้อจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ราคาต่อหน่วยและต้นทุนด้านโลจิสติกส์อาจสูงขึ้น ดังนั้น โรงแรมควรเจรจาปริมาณการจัดซื้อที่เหมาะสมกับซัพพลายเออร์ โดยคำนึงถึงจำนวนห้องพัก การใช้งานต่อปี และรอบการหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง

สำหรับเครือโรงแรมและกลุ่มโรงแรม ความสม่ำเสมอของสินค้าแต่ละล็อตเป็นปัจจัยสำคัญในการลดต้นทุนในระยะยาว หากพบความแตกต่างที่เห็นได้ชัดในเรื่องสี ขนาด เนื้อผ้า หรือพื้นผิวระหว่างการสั่งซื้อครั้งแรกและการเติมสต็อกครั้งถัดไป อาจทำให้ห้องพักบางห้องไม่สามารถใช้ชุดเครื่องนอนที่เป็นชุดเดียวกันได้ ซึ่งจะทำให้ต้นทุนในการจัดการสินค้าคงคลังและการเติมสต็อกเพิ่มขึ้น

ดังนั้น เมื่อโรงแรมอนุมัติตัวอย่างครั้งแรกแล้ว ควรใช้ตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัตินั้นเป็นมาตรฐานสำหรับการผลิตในครั้งต่อไป เมื่อรับคำสั่งซื้อซ้ำ ผู้ผลิตควรยึดมั่นในมาตรฐานผ้า สี ขนาด และการผลิตเดียวกันด้วย

หากโรงแรมมีความต้องการชุดเครื่องนอนค่อนข้างสูงในแต่ละปี อาจจัดทำแผนการจัดซื้อระยะยาวกับซัพพลายเออร์ได้ ตัวอย่างเช่น สามารถคาดการณ์ความต้องการรายปีล่วงหน้า โดยกำหนดรอบการจัดซื้อตามจำนวนห้องพักและปริมาณการใช้งานจริง แล้วจึงจัดส่งเป็นชุดๆ วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดแรงกดดันด้านสินค้าคงคลังแบบครั้งเดียวของโรงแรมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ซัพพลายเออร์สามารถวางแผนการผลิตล่วงหน้าได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในการจัดส่งอีกด้วย

III. ควรประเมินซัพพลายเออร์ในห้าด้าน

ในการเลือกซัพพลายเออร์ขายส่งเครื่องนอนโรงแรม เจ้าหน้าที่จัดซื้อควรประเมินซัพพลายเออร์ในด้านต่อไปนี้ด้วย:

1. กำลังการผลิต

2. ความสามารถในการควบคุมคุณภาพ

3. ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) และระยะเวลาในการจัดส่ง

4. ความสามารถในการปรับแต่งตามความต้องการของลูกค้า (OEM) และ

5. ความสามารถในการตอบสนองคำสั่งซื้อซ้ำในระยะยาว

สำหรับกลุ่มโรงแรมแล้ว ซัพพลายเออร์ที่สามารถจัดหาสินค้าได้อย่างต่อเนื่องมักมีคุณค่ามากกว่าซัพพลายเออร์ที่เสนอราคาต่ำที่สุดสำหรับการสั่งซื้อเพียงครั้งเดียว

ดังนั้น สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดซื้อเครื่องนอนสำหรับโรงแรมจึงไม่ใช่ "ซัพพลายเออร์รายใดเสนอราคาต่ำที่สุด" แต่เป็น "ซัพพลายเออร์รายใดสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานระยะยาวของโรงแรมให้เหลือน้อยที่สุด ในขณะเดียวกันก็ตอบสนองความต้องการด้านคุณภาพได้"

โรงแรม รีสอร์ท อพาร์ตเมนต์แบบมีบริการ และผู้ค้าส่งที่ดำเนินการจัดซื้อเครื่องนอนสำหรับโรงแรมอยู่ในปัจจุบัน ควรให้ข้อมูลต่อไปนี้ในคำขอเดียว: ประเภทของโรงแรม กลุ่มเป้าหมาย รายการสินค้า ขนาดเครื่องนอน ความต้องการผ้า ปริมาณการสั่งซื้อโดยประมาณ ความต้องการรายปี และว่าต้องการการปรับแต่งแบบ OEM หรือไม่ เมื่อซัพพลายเออร์มีข้อมูลที่ครบถ้วนนี้แล้ว พวกเขาจึงจะสามารถจัดทำข้อเสนอผลิตภัณฑ์ ใบเสนอราคา และกำหนดตารางการส่งมอบได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

สำหรับโครงการโรงแรมระยะยาว คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่สม่ำเสมอ ราคาจัดซื้อที่สมเหตุสมผล ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ที่จัดการได้ เวลาส่งมอบที่เชื่อถือได้ และความสามารถในการตอบสนองคำสั่งซื้อซ้ำ เป็นปัจจัยสำคัญในการลดต้นทุนการจัดซื้อในระยะยาว