Wie können Hotels bei der Beschaffung von Bettwäsche langfristig Kosten senken? Ein Leitfaden zur Kostenkontrolle für Einkaufsmanager in Hotels!

Wie können Hotels bei der Beschaffung von Bettwäsche langfristig Kosten senken? Ein Leitfaden zur Kostenkontrolle für Einkaufsmanager in Hotels

Für Einkaufsmanager und Entscheidungsträger in der Hotelbranche geht es bei einer wirklich effektiven Beschaffung nicht einfach darum, die günstigste Bettwäsche auf dem Markt zu finden, sondern vielmehr darum, eine Beschaffungslösung zu finden, die die langfristig günstigsten Gesamtkosten bietet und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen des Hotels erfüllt.

I. Vergleichen Sie nicht nur Produktangebote.

Hotelbettwäsche ist ein Produkt mit hohem Nutzungsaufkommen. Die tatsächlichen Kosten umfassen neben dem Anschaffungspreis auch versteckte Kosten für industrielle Reinigung, Arbeitskräfte, Ersatzbeschaffung, Lagerhaltung, Logistik und Qualitätsprobleme. Daher sollte die Beschaffung von Hotelbettwäsche von einem einmaligen Kauf auf eine langfristige Lieferkette umgestellt werden.

Viele Einkäufer vergleichen bei der Angebotsanfrage zunächst den Preis pro Bettwäschegarnitur. Diese Methode ist zwar einfach, spiegelt aber den langfristigen Wert des Produkts nicht korrekt wider. So kann beispielsweise eine Bettwäschegarnitur zwar günstig in der Anschaffung sein, aber nach einer gewissen Nutzungsdauer einlaufen, fusseln oder beschädigte Nähte aufweisen, was häufigen Austausch erforderlich macht. Ein anderes Produkt mag zwar etwas teurer in der Anschaffung sein, behält aber auch nach mehrmaligem Waschen seine Form und sein Aussehen; betrachtet man den gesamten Lebenszyklus, kann sich Letzteres als kostengünstiger erweisen.

Hotelbeschaffungsteams sollten daher den Kostenaufwand pro Nutzung eines Produkts berücksichtigen. Das heißt, sie sollten nicht nur den Kaufpreis berechnen, sondern auch eine umfassende Bewertung vornehmen und dabei die erwartete Lebensdauer, die Anzahl der Wäschen und die Austauschhäufigkeit einbeziehen.

II. Berechnung der „Kosten pro Nutzung“

Neben den Produkten selbst beeinflusst die Mindestbestellmenge (MOQ) auch direkt die Beschaffungskosten eines Hotels . Ist die MOQ eines Lieferanten zu hoch, kann dies zu erheblichem Lagerdruck und gebundenem Kapital führen; ist sie hingegen zu niedrig, wird die Beschaffung zwar flexibler, doch können Stückpreise und Logistikkosten steigen. Daher sollten Hotels mit ihren Lieferanten angemessene Bestellmengen aushandeln und dabei die Anzahl der Gästezimmer, den jährlichen Verbrauch und die Lagerumschlagszyklen berücksichtigen.

Für Hotelketten und Hotelgruppen ist die Chargenkonsistenz ebenfalls ein Schlüsselfaktor zur Senkung der langfristigen Kosten. Wenn es deutliche Unterschiede in Farbe, Größe, Material oder Textur zwischen der Erstbestellung und den nachfolgenden Nachlieferungen gibt, kann dies dazu führen, dass einige Gästezimmer nicht mit einheitlicher Bettwäsche ausgestattet werden können, was den Aufwand für Lagerverwaltung und Nachbestellung erhöht.

Sobald ein Hotel ein Muster zum ersten Mal bestätigt hat, sollte dieses als Standard für die weitere Produktion verwendet werden. Bei Nachbestellungen sollten Lieferanten ebenfalls dieselben Standards hinsichtlich Stoff, Farbe, Größe und Produktion einhalten.

Bei einem relativ hohen jährlichen Bedarf an Bettwäsche kann ein Hotel mit dem Lieferanten einen langfristigen Beschaffungsplan abschließen. So lässt sich beispielsweise der Jahresbedarf im Voraus prognostizieren und die Beschaffungszyklen anhand der Anzahl der Gästezimmer und des tatsächlichen Verbrauchs festlegen. Die Lieferung erfolgt dann in Teillieferungen. Dies reduziert nicht nur den einmaligen Lagerdruck des Hotels, sondern ermöglicht dem Lieferanten auch eine vorausschauende Produktionsplanung und verbessert somit die Lieferzuverlässigkeit.

III. Lieferanten sollten anhand von fünf Dimensionen bewertet werden.

Bei der Auswahl eines Großhändlers für Hotelbetten sollten die Einkäufer auch folgende Aspekte des Lieferanten bewerten:

1. Produktionskapazität,

2. Fähigkeiten zur Qualitätskontrolle,

3. Mindestbestellmenge (MOQ) und Lieferzeiten,

4. OEM-Anpassungsmöglichkeiten und

5. Fähigkeit, wiederkehrende Aufträge langfristig zu erfüllen.

Für Hotelgruppen ist ein Lieferant, der eine stabile Versorgung gewährleisten kann, oft wertvoller als einer, der den niedrigsten Preis für eine Einzelbestellung bietet.

Daher ist bei der Beschaffung von Hotelbettwäsche nicht der wichtigste Faktor, „welcher Lieferant den niedrigsten Preis bietet“, sondern „welcher Lieferant die langfristigen Betriebskosten des Hotels minimieren und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen erfüllen kann“.

Hotels, Resorts, Serviced Apartments und Großhändler, die aktuell Hotelbettwäsche beschaffen, sollten folgende Informationen in einer einzigen Anfrage angeben: Hoteltyp, Zielmarkt, Produktliste, Bettmaße, Stoffanforderungen, geschätzte Bestellmenge, Jahresbedarf und ob eine OEM-Anpassung erforderlich ist. Nur wenn Lieferanten Zugriff auf diese umfassenden Informationen haben, können sie präzisere Produktvorschläge, Angebote und Lieferpläne erstellen.

Bei langfristigen Hotelprojekten sind gleichbleibende Produktqualität, angemessene Beschaffungspreise, überschaubare Mindestbestellmengen, zuverlässige Lieferzeiten und die Fähigkeit, wiederkehrende Aufträge zu erfüllen, die Schlüsselfaktoren zur Senkung der langfristigen Beschaffungskosten.