Как отели могут сократить долгосрочные расходы на закупку постельного белья? Руководство по контролю затрат для менеджеров по закупкам в отелях!

Как отели могут сократить долгосрочные расходы на закупку постельного белья? Руководство по контролю затрат для менеджеров по закупкам в отелях.

Для менеджеров по закупкам и лиц, принимающих решения в гостиничном бизнесе, действительно эффективные закупки — это не просто поиск самых дешевых постельных принадлежностей на рынке, а скорее определение решения по закупкам, которое обеспечивает наиболее разумную общую стоимость в долгосрочной перспективе, одновременно отвечая требованиям отеля к качеству.

I. Не следует просто сравнивать цены на продукцию.

Постельное белье для гостиниц — это продукт, используемый часто; реальные затраты включают не только первоначальную цену покупки, но и скрытые расходы, связанные с промышленной стиркой, оплатой труда, заменой, хранением, складированием, логистикой и вопросами качества. Поэтому при закупке постельного белья для гостиниц следует перейти от подхода, ориентированного на разовые покупки, к подходу, ориентированному на долгосрочное обеспечение.

Многие сотрудники отдела закупок при запросе цен сначала сравнивают цену за комплект постельного белья. Хотя этот метод прост, он неточно отражает долгосрочную ценность продукта. Например, комплект постельного белья может иметь низкую закупочную цену, но после некоторого периода использования может дать усадку, покрыться катышками или повредить швы, что потребует частой замены. Другой продукт может иметь немного более высокую закупочную цену, но сохранять хорошую стабильность размеров и внешнего вида даже после многократной стирки; с точки зрения полного жизненного цикла, последний может оказаться более экономически выгодным.

Поэтому командам по закупкам в отелях следует уделять особое внимание стоимости использования продукта в расчете на одно применение. Другими словами, им следует не только рассчитывать закупочную цену, но и проводить всестороннюю оценку, учитывая ожидаемый срок службы, количество стирок и частоту замены.

II. Расчет «стоимости за одно использование»

Помимо самих товаров, минимальный объем заказа (MOQ) также напрямую влияет на затраты отеля на закупки. MOQ расшифровывается как Minimum Order Quantity (минимальный объем заказа). Если MOQ поставщика слишком высок, отель может столкнуться со значительным давлением на запасы и замороженным капиталом; если же MOQ слишком низок, хотя процесс закупок становится более гибким, цена за единицу товара и логистические затраты могут возрасти. Следовательно, отелям следует договариваться с поставщиками о разумных объемах закупок, учитывая количество номеров, годовой объем использования и циклы оборота запасов.

Для гостиничных сетей и групп отелей единообразие партий также является ключевым фактором снижения долгосрочных затрат. Если между первоначальной покупкой и последующим пополнением запасов наблюдаются заметные различия в цвете, размере, ткани или текстуре, это может привести к тому, что в некоторых номерах не удастся использовать единый комплект постельного белья, что увеличит затраты на управление запасами и их пополнение.

Следовательно, после того как отель впервые подтвердил образец, лучше всего использовать утвержденный образец в качестве стандарта для последующего производства. При выполнении повторных заказов поставщики также должны придерживаться тех же стандартов ткани, цвета, размера и производства.

Если у отеля относительно высокий годовой спрос на постельное белье, он может также заключить с поставщиком долгосрочный план закупок. Например, годовой спрос можно спрогнозировать заранее, а циклы закупок составить на основе количества номеров и фактического использования, с последующей доставкой партиями. Это не только снижает разовое давление на запасы отеля, но и позволяет поставщику заранее организовать производство, тем самым повышая надежность поставок.

III. Поставщиков следует оценивать по пяти параметрам.

При выборе оптового поставщика гостиничного постельного белья сотрудники отдела закупок должны также оценивать поставщика по следующим параметрам:

1. производственная мощность,

2. Возможности контроля качества,

3. Минимальный объем заказа (MOQ) и сроки выполнения заказа.

4. Возможности индивидуальной настройки OEM-продукции, и

5. Способность выполнять повторные заказы в долгосрочной перспективе.

Для гостиничных групп поставщик, способный обеспечить стабильные поставки, зачастую ценнее того, кто предлагает самую низкую цену за разовый заказ.

Таким образом, ключевым моментом при закупке постельного белья для отелей является не вопрос «какой поставщик предлагает самую низкую цену», а вопрос «какой поставщик сможет минимизировать долгосрочные эксплуатационные расходы отеля, одновременно удовлетворяя требованиям к качеству».

Отели, курорты, апартаменты с обслуживанием и оптовые поставщики, занимающиеся закупкой гостиничного постельного белья, должны предоставлять в одном запросе следующую информацию: тип отеля, целевой рынок, перечень продукции, размеры постельного белья, требования к ткани, предполагаемый объем закупки, годовой спрос и необходимость индивидуального заказа (OEM). Только имея доступ к этой исчерпывающей информации, поставщики смогут более точно составлять предложения по продукции, коммерческие предложения и графики поставок.

Для долгосрочных гостиничных проектов ключевыми факторами снижения долгосрочных затрат на закупку являются стабильное качество продукции, разумные закупочные цены, управляемые минимальные объемы заказа (MOQ), надежные сроки доставки и возможность выполнения повторных заказов.