Plus de 40 points d'attention pour préparer l'hôtel à son ouverture - Hanbi Textile

1. Déterminer la structure organisationnelle de l'équipe de direction

Déterminer la structure organisationnelle de la future équipe de direction de l'hôtel conformément au modèle de gestion hôtelière prévu. Cela inclut la définition du niveau de décision et de la gestion de l'hôtel, l'établissement de canaux de communication entre les responsables commerciaux et les investisseurs, ainsi que la définition des formulaires et procédures de compte rendu et d'approbation des transactions commerciales.

2. Améliorer les conditions de travail de l'équipe de direction

Cela comprend notamment la mise en place du bureau de préparation et l'aménagement des locaux nécessaires, afin de créer un environnement propice au travail préparatoire de l'équipe d'exploitation et de gestion.

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3. Élaborer les grandes lignes du plan de développement à moyen et long terme de l'hôtel.

La direction organise l'équipe d'exploitation et de gestion afin d'étudier et de comprendre le plan de marché préliminaire du projet hôtelier déterminé par les investisseurs, de s'assurer que l'objectif du plan de préparation opérationnelle est aligné sur ce plan, de mettre en œuvre la politique commerciale prédéfinie et de formuler, sur cette base, les grandes lignes du plan de développement à moyen et long terme de l'hôtel. Ce plan comprend les objectifs à moyen et long terme de l'hôtel, les responsabilités liées au projet, la stratégie pour atteindre ces objectifs et le plan de contrôle du processus de gestion.

4. Conception du nom et du logo de l'hôtel

Cela inclut les noms en chinois et en anglais, les polices de caractères, les couleurs principales et les logos de l'hôtel conçu. Une fois la conception finalisée, afin de protéger l'image de marque, il est généralement nécessaire de déposer une demande d'enregistrement de marque.

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5. Effectuer une étude de marché et recueillir les informations pertinentes

L'équipe de direction charge le personnel de différents services de mener des recherches sur le marché hôtelier régional, afin de comprendre l'état des ressources touristiques régionales, la valeur de la production de l'industrie hôtelière, le nombre d'hôtels, leur fonctionnement, les thèmes environnants, les habitudes de consommation des clients, le nombre d'entreprises de restauration et de divertissement d'une certaine envergure, la mise en œuvre du système, les prix et les perspectives de développement du marché hôtelier, ainsi que d'autres informations.

Identifier et analyser les concurrents potentiels, en se concentrant sur l'analyse de la structure de la source de clientèle, le positionnement des produits, la politique de prix, le prix moyen des maisons, le taux de location, les caractéristiques du service, les cuisines de restauration, les préférences en matière de boissons, la consommation par habitant, les paramètres des articles de divertissement et les normes d'expédition et autres données commerciales.

6. Confirmer la structure du produit et le support fonctionnel de l'hôtel

Y compris la taille des chambres d'hôtel, l'agencement des différents types de chambres, la taille des installations de restauration et de divertissement, et les services de soutien connexes.

7. Élaborer la politique tarifaire

Élaborer le système tarifaire de l'hôtel sur la base du plan marketing préétabli et de l'étude de marché du projet hôtelier, y compris la description des prix et des coûts de tous les éléments facturés aux clients, ainsi que les descriptions pertinentes de la politique tarifaire et du contrôle des prix, etc.

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8. Préparation du profil de l'hôtel

Le profil de l'hôtel pendant la période de préparation du processus est principalement utilisé pour le recrutement et la formation du personnel ainsi que pour la promotion des investissements dans les projets de location externes de l'hôtel.

Le profil de l'hôtel comprend : nom de l'hôtel, type, présentation de l'investisseur, mode de gestion, équipements de base pour les clients, situation géographique, ressources touristiques environnantes, adresse commerciale, code postal, numéro de téléphone pour les réservations, fax, site web, liste des tarifs des chambres, caractéristiques de l'entreprise, etc. . .

En fonction de la structure spécifique de la source client, des annotations en anglais, japonais, coréen ou autre langue sont également présentes.

9. L'élaboration du plan d'affaires annuel de l'hôtel

Sur la base du plan marketing préétabli du projet hôtelier et des conclusions de l'étude de marché, qui comprend environ 11 points principaux :

Aperçu de la gestion d'entreprise, objectifs commerciaux de l'hôtel, contrôle des coûts, analyse des produits, identification du marché, segmentation et sélection du marché, choix de la stratégie commerciale, stratégie commerciale de base, stratégie de développement des produits (conception fonctionnelle générale et positionnement du produit), stratégie marketing, plan de mise en œuvre du plan d'affaires, etc.

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10. Établir l'organisation de l'hôtel

Mettez en place le système organisationnel conformément au plan d'affaires de l'hôtel et détaillez la gestion et les directives de gestion. La gestion hôtelière se divise généralement en quatre niveaux : décisionnel, de gestion, exécutif et opérationnel.

Les différents types et catégories d'hôtels impliquent différents niveaux de gestion. La direction doit concevoir et établir l'organigramme général de l'hôtel en fonction de la situation réelle. Pour le recrutement, il convient de tenir compte de la situation du marché hôtelier et de la préparation des services prévue dans le plan d'affaires, en respectant les limites suivantes : les coûts salariaux doivent être pris en compte pour le personnel, en tenant compte de l'impact des coûts d'exploitation, et le ratio entre le nombre de chambres et le nombre d'employés doit être conforme à la loi sur le développement hôtelier.

11. Élaborer le système de dotation en personnel de l'hôtel

Organisez les horaires de travail du personnel de manière raisonnable, en fonction des heures d'ouverture des différents services de l'hôtel. Le système de gestion du personnel doit être conforme à la législation et à la réglementation en vigueur, tant au niveau national que local, en matière de travail et de sécurité sociale. Ce système doit être décrit dans le règlement intérieur de l'hôtel.

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12. Élaboration du système de rémunération

En fonction de la situation réelle du site d'exploitation de l'hôtel et de sa configuration, les normes salariales du personnel à tous les niveaux sont approuvées et la structure des salaires est établie de manière rationnelle. La répartition des écarts de rémunération repose sur le principe « plus on travaille, plus on est récompensé », les avantages étant prioritaires.

13. Nomination du personnel

Selon l'organisation et le personnel de l'hôtel, le nombre de personnes recrutées est approuvé. Outre le système de recrutement de l'hôtel, les services concernés définiront des critères de recrutement afin de tirer pleinement parti du vivier de talents local et des districts voisins, et de recruter des étudiants en tourisme : le calendrier des préparatifs d'ouverture indique les dates d'arrivée des recruteurs. Pour les services hautement spécialisés, comme la cuisine, l'équipe peut être constituée de manière forfaitaire afin de garantir la qualité globale des employés et du service.

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14. Préparer le budget pour les opérations de pré-ouverture de l'hôtel.

Plusieurs postes de dépenses principaux sont généralement à prendre en compte lors de la préparation et de la conception de l'ouverture d'un hôtel : les frais de démarrage, les frais de recrutement et de formation du personnel, les frais de conception du logo, les frais de la cérémonie d'ouverture, les salaires du personnel, les frais de transport, d'inspection, de communication, d'hébergement, de bureau et autres dépenses. Une fois le budget initial d'exploitation de l'hôtel établi, une demande de financement peut être soumise à l'investisseur. Afin de tenir compte des imprévus, une marge de sécurité d'environ 10 % du total des dépenses doit être prévue. Les fonds pré-opérationnels doivent généralement être utilisés de manière ciblée et diversifiée afin d'optimiser les coûts et les profits.

15. Compilation des différents systèmes de gestion, normes de service et procédures opérationnelles de l'hôtel

Conformément au plan d'affaires et aux exigences de gestion de l'hôtel, compilez le système de gestion hôtelière, les normes de service et les procédures opérationnelles, et intégrez-les dans le « Manuel d'exploitation de l'hôtel », qui sera mis en œuvre après approbation.

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16. Préparatifs préliminaires pour la zone logistique du personnel

Avant le recrutement du personnel, il convient d'effectuer les préparatifs logistiques, notamment la recherche d'hébergements, de salles de formation, de matériel de formation, de personnel de service et de systèmes de gestion logistique associés.

17. Élaboration d'un plan de formation complet pour l'hôtel

Le plan de formation comprend une formation professionnelle pour le personnel d'encadrement, une formation d'intégration pour les employés, une formation à l'étiquette, une formation aux normes de qualité de service, une formation aux connaissances commerciales, une formation à la sécurité incendie, une formation à l'hygiène alimentaire et une formation sur les lois et réglementations connexes, etc.

18. Mise en œuvre du plan de formation

Conformément aux exigences du plan de formation, différentes étapes de formation sont proposées, réparties en cours généraux, cours professionnels et cours pratiques. Lors de la mise en œuvre, il convient d'intégrer, afin de garantir l'efficacité du plan de formation, la formation des formateurs, la définition des besoins, le calendrier, l'organisation des sessions, l'évaluation de l'impact de la formation, les tests en phase de formation, ainsi que d'autres éléments essentiels.

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19. Avis sur la chambre témoin

L'équipe de direction demande à l'équipe de construction de l'hôtel de fournir des chambres modulaires pour différents types de chambres, en définissant des exigences spécifiques concernant l'agencement des chambres, la configuration du mobilier, les appareils sanitaires de la salle de bain, les luminaires, la composition des produits d'accueil, la composition des tissus en coton, les appareils électriques, les accessoires artistiques, le système de climatisation et d'extraction, les installations de lutte contre l'incendie, les systèmes de verrouillage des portes, les équipements antivol, etc. La porte doit être scellée après avoir passé l'examen comme norme d'acceptation.

20. Élaborer un plan d'achat de fournitures de bureau

Élaborez un plan d'achat conforme au plan d'affaires précédent et au positionnement de l'hôtel sur le marché. Ce plan doit inclure les fournitures de bureau, les tissus en coton, l'électroménager, le matériel audiovisuel de visioconférence, les véhicules de service, la verrerie, les équipements mécaniques et électriques, les produits d'entretien, les imprimés, les articles d'accueil, le mobilier, l'outillage, les fournitures pour le logement du personnel, les ustensiles de cuisine, les matières premières alimentaires, les ingrédients frais pour les assaisonnements, les articles de décoration artisanale, le logiciel de gestion, le matériel de lutte contre l'incendie, le matériel de sécurité, les éléments décoratifs, le matériel de mise en valeur des terres arides, les véhicules et autres articles à faible coût et faciles d'utilisation. Lors de l'élaboration du plan d'achat des fournitures, précisez les détails suivants : nom du produit, quantité, spécifications, origine, exigences de qualité, prix estimé, période d'achat et date de livraison.

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21. Aider l'investisseur à examiner et à confirmer le plan de sélection des équipements hôteliers

Afin de faciliter l'ouverture, l'exploitation et la maintenance, la direction de l'hôtel doit collaborer avec l'investisseur pour un choix judicieux des équipements. Le plan de sélection des équipements hôteliers comprend principalement des éléments tels que les équipements mécaniques et électriques, le matériel de lutte contre l'incendie, le mobilier, les équipements de cuisine et de blanchisserie, les équipements de communication, les machines de nettoyage, le logiciel de gestion et les systèmes de verrouillage intelligents des portes.

22. Mise en œuvre du plan d'achat

L'investisseur peut mettre en œuvre le plan d'achat spécifique en soumettant des offres pour différents projets d'approvisionnement, et l'entité chargée de la gestion est responsable de l'évaluation de la qualité des échantillons. Compte tenu des différences d'offre sur les marchés régionaux, certains articles de faible valeur peuvent être achetés localement afin de réduire les coûts.

23. Tri des numéros de chambre

La numérotation des chambres est effectuée en fonction de l'étage. Lors de cette attribution, il convient de tenir compte des chiffres considérés comme porte-malheur par les consommateurs, tant nationaux qu'internationaux. Par exemple, la plupart des clients européens et américains évitent le numéro « 13 », les clients italiens considèrent le numéro « 17 » comme un mauvais présage et les clients chinois évitent le numéro « 4 ». La numérotation doit être uniforme et les chambres de même catégorie situées à différents étages doivent se voir attribuer le même suffixe numérique afin de faciliter leur identification par les clients et le personnel de l'hôtel.

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24. Allocation des ressources pour les numéros de téléphone d'hôtel

Coordonner les ressources en numéros de téléphone, répartir les numéros de ligne correspondants entre l'usage des clients et l'usage personnel, planifier la distribution des numéros d'appel direct et des numéros de poste, formuler des règles d'utilisation des numéros de téléphone de l'hôtel à des fins personnelles.

25. Élaborer le plan marketing détaillé et le plan de mise en œuvre pour le département opérationnel.

Sur la base du plan opérationnel, affiner le plan marketing du département des opérations, y compris le plan de promotion d'ouverture, le plan d'émission de cartes VIP, le plan marketing du restaurant, le plan de promotion des festivals, etc.

26. Élaboration du budget de fonctionnement

Le budget d'exploitation est établi sur la base du plan opérationnel. Le calcul des recettes, des charges, des dépenses et du résultat d'exploitation, ainsi que des autres postes de gestion des services d'exploitation et de gestion de l'hôtel, s'effectue selon des tableaux classiques. Ce budget est d'abord planifié et élaboré en vue de discussions. Son résultat doit être légèrement supérieur au retour sur investissement attendu par l'investisseur. Une fois approuvé, le budget d'exploitation est ajusté trimestriellement ou semestriellement en fonction de l'activité réelle et de l'évolution du marché.

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27. Élaboration du plan d'exploitation et de décoration de l'hôtel

Le plan d'aménagement et de décoration comprend le plan directeur de sélection des couleurs de l'hôtel, le plan de décoration florale et végétale, le plan d'implantation des œuvres d'art, le plan d'implantation des tableaux décoratifs, etc. L'accent est mis principalement sur la décoration des abords de l'hôtel, la décoration du hall d'entrée, la décoration des chambres, la décoration de la salle à manger, la décoration des espaces de détente et l'éclairage des espaces publics.

28. Conception de l'hôtel VI

Les hôtels font généralement appel à des sociétés spécialisées pour élaborer des plans de conception de systèmes d'identité visuelle. Ces plans comprennent principalement le logo de l'hôtel, les polices de caractères anglaises, les couleurs thématiques, la conception des éclairages néon, les logos imprimés, la conception de la signalétique, le placement des éléments graphiques, etc.

29. Gérer les procédures d'approbation administrative pour l'ouverture d'une entreprise

La plupart des informations relatives aux démarches administratives sont fournies par l'investisseur, l'administration disposant de peu d'informations à ce sujet. C'est pourquoi elle accompagne souvent l'investisseur dans ces démarches. Les hôtels étant implantés dans des zones géographiques différentes, les exigences des administrations pour l'obtention d'un permis d'exploitation varient. Les hôtels peuvent ainsi suivre les procédures appropriées en fonction des spécificités locales.

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30 Après la mise en œuvre du plan d'approvisionnement et de construction de l'entrepôt de l'hôtel

La direction doit inciter l'entreprise de construction à achever les travaux de l'entrepôt de l'hôtel dans les meilleurs délais et planifier la construction des différents services et entrepôts de l'hôtel de manière appropriée. Un plan de réception des marchandises achetées doit être établi pour l'entrepôt principal de l'hôtel. Les équipements et installations, tels que les rayonnages et les véhicules de livraison, doivent être livrés en avance sur le calendrier prévu.

31. Finalisation du plan d'achat

Une fois le plan d'achat mis en œuvre, un grand nombre de matériaux et d'articles arriveront progressivement au magasin. La direction devra désigner du personnel pour réceptionner et contrôler les marchandises en fonction de l'échéancier des différents articles prévus dans le plan d'achat, et une personne sera spécifiquement chargée de leur enregistrement.

L'entreposage, la communication directe, le placement et la mise en rayon des articles sont assurés par tous les services conformément au plan d'achat. Lors du stockage, il convient de tenir compte de la date limite de consommation et des méthodes de conservation afin de limiter les pertes. La direction de l'hôtel doit également prévoir un espace de stockage pour les déchets et les emballages, et dépêcher une équipe de nettoyage spécialisée pour trier et traiter les déchets recyclables.

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32. Comptabilité et tenue des livres des immobilisations

Après la réception des différents équipements et matériaux achetés, l'hôtel doit procéder à un contrôle rigoureux de tous ses actifs immobilisés et assurer une gestion comptable de premier niveau. Il convient également d'établir une comptabilité détaillée de second niveau pour chaque service, de mettre en place un système de gestion des actifs et un système de conservation des biens à tous les niveaux, et de vérifier les délais de mise à jour de l'inventaire des actifs immobilisés.

33. Coopération avec l'investisseur dans le cadre de la quadruple réception de la construction du projet hôtelier

L'organisme de gestion coopérera avec l'investisseur pour participer à la réception quadripartite du projet hôtelier. Cette réception sera organisée par l'organisme d'approbation du projet, l'investisseur, l'entrepreneur et le responsable administratif du projet. L'objectif principal de cette réception est de vérifier la conformité des chambres et des espaces fonctionnels aux normes de construction. Concernant les chambres, le critère de réception est la conformité des normes de construction avec les procédures habituelles.

Étant donné que le gestionnaire est l'utilisateur final des installations hôtelières, le rapport de réception doit être conservé, copié et archivé dans les délais impartis. En cas de problème de qualité de construction, l'entreprise chargée du projet doit être contactée sans délai afin d'établir un plan de rectification et un calendrier de mise en œuvre.

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34. Remise des clés de l'hôtel

La plupart des travaux de construction d'hôtels dont la remise des clés est effectuée se font selon un modèle « clé en main ». Une fois les clés remises à la direction par le maître d'œuvre, la construction est considérée comme terminée. La direction de l'hôtel peut mandater son service de sécurité pour remettre les clés à l'entreprise de construction. Les agents désignés doivent les vérifier une par une, les enregistrer et les archiver, conserver des doubles pour les différents services et mettre en place un système de gestion des clés rigoureux.

35. Sauvegarder et archiver les dessins techniques finalisés

Les plans d'ingénierie finalisés constituent l'information directe la plus importante pour l'hôtel en vue de la maintenance et de la rénovation futures. L'hôtel doit conserver, sauvegarder et archiver correctement tous les plans finalisés. La direction de l'hôtel peut désigner un service administratif chargé de la sauvegarde et de la transmission des plans du projet finalisé aux investisseurs et aux entreprises de construction. Après leur transmission, tous les plans doivent être enregistrés et archivés, et un système de gestion et d'archivage des plans doit être mis en place.

36. Recevoir les données relatives aux équipements mécaniques et électriques

Le service technique de l'hôtel est chargé de transmettre les données relatives aux équipements électriques et mécaniques au maître d'œuvre afin que celui-ci reçoive les données concernant les équipements électriques. Une fois ces informations reçues, elles doivent être enregistrées et conservées. Le service concerné établira ensuite la période de garantie et le plan de maintenance de chaque équipement en fonction de la situation.

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37. L'organisation du plan de réhabilitation des terrains vagues de l'hôtel

Le plan de réhabilitation des friches industrielles est généralement divisé en trois phases :

1. La remise en état des terres arides et accidentées, le travail principal consiste à enlever les déchets de construction à l'extérieur et à l'intérieur de l'hôtel et à nettoyer les recoins perdus ;

2. Bonne remise en état des terres arides, la tâche principale consiste à s'assurer que toutes les zones de l'hôtel sont propres et que les normes d'hygiène sont conformes aux normes ;

3. La remise en état sert à l'inspection et à la planification ; le travail principal consiste à nettoyer la queue et à placer les articles, afin que l'hôtel puisse atteindre le statut de prise en charge du client.

38. Demande de fonds de roulement

L'équipe de direction de l'hôtel doit vérifier le montant du fonds de roulement de l'hôtel conformément au budget d'exploitation approuvé, élaborer un plan d'utilisation du fonds de roulement et le soumettre à l'investisseur sous la forme d'une demande écrite.

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39- Plan de la cérémonie d'ouverture

Le plan de la cérémonie comprend l'heure, le lieu, les participants, l'hôte, les invités chargés de couper le ruban, la cérémonie d'ouverture, les activités festives, l'aménagement du lieu, la publicité, les modalités de visite, l'organisation du banquet, les accompagnateurs, les procédures d'accueil et de remise des clés. Il inclut également les cadeaux de célébration, la distribution des invitations, l'organisation des transports et autres détails spécifiques. 40. Création d'un compte d'exploitation : Le service financier de l'hôtel doit veiller à une utilisation rationnelle des fonds conformément au fonds de roulement alloué par l'investisseur, créer un compte d'exploitation et analyser et diffuser efficacement les indicateurs du budget d'exploitation.

41 Fonctionnement des équipements hôteliers

La phase de test des équipements hôteliers consiste à réaliser une mise en service à blanc, notamment pour tester la distribution électrique, la climatisation, l'alimentation et l'évacuation des eaux, les installations électromécaniques, l'éclairage, les télécommunications, la cuisine, la blanchisserie, etc. Lors de cette phase de test, il convient d'examiner attentivement tout problème de fonctionnement, de surchauffe, de fuite ou de sécurité susceptible de survenir. Avant la mise en service, l'équipe de construction doit être prévenue et des plans d'urgence doivent être élaborés.

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42. Nettoyage des murs extérieurs et traitement insecticide

Contactez une entreprise de nettoyage professionnelle pour nettoyer les murs extérieurs de l'hôtel avant son ouverture, et contactez le service local de santé et de prévention des épidémies pour effectuer des travaux de lutte contre les insectes et de traitement insecticide à l'intérieur et à l'extérieur de l'hôtel.

43. Essai à pleine charge

La direction de l'hôtel organise un test grandeur nature de 48 heures, impliquant tous les services, et élabore simultanément des plans d'urgence. L'ensemble du personnel est mobilisé selon ses horaires de travail habituels. Durant ce test, chaque service doit signaler tout problème sans délai et le résoudre conformément aux plans d'urgence. Ce test grandeur nature constitue le dernier entraînement majeur avant l'ouverture officielle de l'hôtel. Durant cette période, la direction peut inviter des investisseurs et des experts du secteur à tester l'hôtel et à recueillir leurs impressions sur les installations, les équipements et les services, afin d'optimiser la préparation à l'ouverture.

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44. Mise en œuvre de la cérémonie d'ouverture

L'équipe de direction de l'hôtel mettra en œuvre la cérémonie d'ouverture étape par étape, conformément au plan approuvé par l'investisseur, et effectuera tous les préparatifs nécessaires à l'ouverture de l'hôtel.

À ce stade, la phase de pré-ouverture du projet hôtelier est terminée et l'hôtel entre officiellement en phase d'exploitation commerciale.