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Guide de sélection des fournisseurs de consommables hôteliers : comment évaluer les quantités minimales de commande, les certifications et les délais de livraison ?
Guide de sélection des fournisseurs de consommables hôteliers : comment évaluer les quantités minimales de commande, les certifications et les délais de livraison ?
Choisir un fournisseur est la première étape vers un approvisionnement hôtelier réussi
Pour les hôtels, les complexes hôteliers, les chaînes hôtelières et les appartements meublés, l'approvisionnement en consommables n'est pas une simple transaction.
Les hôtels consomment quotidiennement de grandes quantités d'articles : kits de brosses à dents et dentifrice ; articles de toilette ; chaussons ; bonnets de douche ; savon ; peignes ; coffrets d'accueil ; et produits de salle de bain.
Bien que ces produits aient un prix unitaire bas, ils sont achetés fréquemment et concernent un grand nombre de chambres d'hôtel.
Si un fournisseur est choisi au mauvais moment, un hôtel peut être confronté à : une qualité de produit inconstante ; des variations importantes entre les lots ; des retards de livraison ;
Des produits personnalisés ne répondant pas aux exigences ; des difficultés de réapprovisionnement ; et une augmentation des plaintes des clients.
Par conséquent, lors de la sélection des fournisseurs, les équipes d'approvisionnement professionnelles des hôtels doivent procéder à une évaluation exhaustive :
les capacités du fabricant, la qualité du produit, le statut de certification, la quantité minimale de commande (MOQ), les délais de livraison et la capacité d'approvisionnement à long terme.
I. Idée fausse n° 1 : Se concentrer uniquement sur les devis sans évaluer les capacités du fournisseur
Nombreux sont les responsables des achats qui, dès réception des devis, procèdent directement à la comparaison des prix.
Cependant, pour un même équipement hôtelier, les devis de différents fournisseurs peuvent varier considérablement. Cela s'explique notamment par les différences de matières premières, de procédés de production, de normes d'emballage, de procédures de contrôle qualité et de capacités de production.
Prenons l'exemple des pantoufles d'hôtel :
Les produits à bas prix peuvent présenter les caractéristiques suivantes : semelles plus fines, coutures lâches et durée de vie réduite.
Les produits haut de gamme présentent les caractéristiques suivantes : des matériaux plus confortables ; une structure plus stable ; et sont mieux adaptés à une utilisation fréquente dans les hôtels.
Par conséquent, le personnel des achats devrait d'abord évaluer les capacités du fournisseur.
Principaux domaines à privilégier :
1. S'ils possèdent une usine de production
Comprendre : la taille de l'usine ; les équipements de production ; le nombre d'employés ; et la capacité de production mensuelle.
2. Ont-ils une expérience en matière d'exportation ?
L'expérience à l'export permet de savoir si le fournisseur connaît : les normes internationales d'emballage ; les exigences en matière de documentation produit ; et les processus logistiques à l'étranger.
3. Ont-ils fait leurs preuves en matière de relations clients stables ?
Les fournisseurs ayant une longue expérience dans le domaine des projets hôteliers possèdent généralement des systèmes de production et de gestion de la qualité plus matures.
II. Idée fausse n° 2 : Négliger la quantité minimale de commande (MOQ), ce qui entraîne une augmentation de la pression sur les stocks.
La quantité minimale de commande (MOQ) est un indicateur crucial auquel le service des achats hôteliers doit prêter attention.
De nombreux responsables des achats se concentrent uniquement sur la question suivante : « Quel est le prix ? »
Toutefois, ils devraient également se poser la question suivante : « La quantité minimale de commande est-elle adaptée à mon hôtel ? »
Les quantités minimales de commande peuvent varier selon le produit :
Les produits standard présentent généralement les caractéristiques suivantes : une quantité minimale de commande (MOQ) plus faible ; des délais de livraison plus rapides ; et conviennent aux petits et moyens hôtels.
Produits personnalisés
Par exemple : logos d’hôtels ; emballages sur mesure ; parfums personnalisés ; couleurs spéciales.
Ces opérations impliquent : le moulage, l'impression et la production d'emballages.
La quantité minimale de commande (MOQ) est généralement plus élevée.
Certains fournisseurs hôteliers fixent des quantités minimales de commande différentes selon le type de produit ; par exemple, les articles de toilette sur mesure nécessitent généralement des quantités plus importantes, tandis que les articles en stock permettent des achats plus flexibles.
Lors de l'approvisionnement, il est essentiel de confirmer : la quantité minimale de commande (MOQ) pour les produits standard ; la MOQ pour les produits OEM ; les coûts des échantillons ; si les tests en petits lots sont pris en charge ; et les conditions de réapprovisionnement ultérieur.
Une quantité minimale de commande raisonnable peut aider les hôtels à réduire la pression sur leurs stocks.
III. Idée fausse n° 3 : Négliger le processus d’approbation des échantillons
« L’échantillon était excellent, mais la commande en gros s’est avérée différente. »
Il s'agit d'un problème très courant dans les achats hôteliers.
Les raisons les plus fréquentes sont les suivantes : les échantillons ne sont pas produits conformément aux normes des commandes en gros ; des matériaux sont substitués pendant la production ; et il existe un manque de contrôle de la qualité entre les différents lots.
Par conséquent, une procédure d'approbation des échantillons doit être mise en place avant tout achat officiel.
Points clés pour les tests d'échantillons :
Aspect du produit
Inspection : couleur ; emballage ; aspect du logo ; intégrité du produit.
expérience utilisateur
Par exemple : articles de toilette d'hôtel :
Concentrez-vous sur : le parfum ; la texture ; l'intégrité du sceau d'emballage.
Pantoufles d'hôtel :
Privilégiez : le confort ; l'épaisseur ; la résistance au glissement.
Vérification de la cohérence des lots : vérifier si la commande en gros est produite conformément à l’échantillon ; vérifier si le réapprovisionnement ultérieur maintient la cohérence.
Les projets hôteliers professionnels conservent généralement un échantillon validé qui sert de référence pour la production future.
V. Idée fausse n° 5 : Sous-estimer l’importance des délais de livraison
L'un des plus grands risques dans les projets hôteliers est le retard de livraison.
Cela est particulièrement vrai pour : les ouvertures de nouveaux hôtels ; les projets de rénovation d'hôtels ; et le réapprovisionnement des chaînes hôtelières.
Si un fournisseur subit un retard :
Cela pourrait avoir une incidence sur : l’ouverture des chambres ; les plans opérationnels de l’hôtel ; et l’expérience client.
Lors de l'approvisionnement, vous devez préciser le calendrier complet :
Phase 1 : Approbation des échantillons
Comprend : la conception du produit ; l'approbation de l'emballage ; le temps nécessaire aux révisions.
Deuxième phase : Production de masse
Confirmer : cycle de production ; délai de contrôle qualité.
Troisième phase : Logistique et transport
À prendre en compte : la documentation d’exportation ; le délai de transit maritime ; le délai de dédouanement.
Les fournisseurs professionnels planifient généralement à l'avance les étapes de production et de livraison, plutôt que de s'engager simplement sur une date de livraison vague.
VI. Idée fausse n° 6 : Choisir des fournisseurs ne disposant pas de capacités d’approvisionnement à long terme
L'approvisionnement hôtelier n'est pas une transaction ponctuelle, mais un partenariat à long terme.
De nombreux hôtels ne rencontrent aucun problème lors de leur premier achat, mais lors du deuxième réapprovisionnement, ils sont confrontés à : l'arrêt de la production de certains produits ; des modifications d'emballage ; des changements de matériaux ; ou des augmentations de prix importantes.
Il est donc essentiel d'évaluer les capacités à long terme d'un fournisseur.
Points clés : Continuité de la production – leur capacité à produire de manière constante des produits aux spécifications identiques.
Stabilité des matières premières – et notamment la stabilité de leur chaîne d’approvisionnement.
Capacité de mise à niveau des produits : leur capacité à optimiser les produits en fonction de la demande du marché.
Capacité après-vente : résolution rapide des problèmes.
VII. Critères d'évaluation pour la sélection des fournisseurs dans le cadre des achats hôteliers
Il est recommandé à l'équipe d'approvisionnement d'établir une grille d'évaluation des fournisseurs :
Critères d'évaluation :
Pondération : Qualité du produit 30 %
Pondération : Compétitivité des prix 20 %
Pondération : Capacité de livraison 20 %
Pondération : Capacité de personnalisation 15 %
Pondération : Certifications et accréditations 10 %
Pondération : Réactivité du service 5 %
Le prix ne devrait pas être le seul facteur de décision.
Un excellent fournisseur doit trouver un juste équilibre entre qualité, prix, délais de livraison et service.
FAQ sur l'approvisionnement en consommables hôteliers
Q1 : Les équipes d'approvisionnement des hôtels doivent-elles choisir les fabricants ou les sociétés commerciales ?
Les projets hôteliers de grande envergure privilégient généralement le contrôle de la qualité et la capacité d'approvisionnement à long terme ; par conséquent, les fournisseurs disposant de capacités de production internes sont plus susceptibles d'établir des partenariats stables.
Q2 : Un MOQ plus faible est-il toujours préférable ?
Non. Une quantité minimale de commande (MOQ) excessivement basse peut entraîner : une augmentation des coûts de production ; et une instabilité de l’approvisionnement.
Le choix devrait se fonder sur le volume d'achats de l'hôtel.
Q3 : Pourquoi est-il essentiel de confirmer les échantillons avant l'approvisionnement ?
Car les échantillons permettent de vérifier : la qualité du produit ; l’expérience utilisateur ; la présentation de l’emballage ; et les résultats de la personnalisation.
Cela réduit les risques associés aux achats en gros.
Q4 : Comment peut-on déterminer si un fournisseur est fiable ?
Il est conseillé d'examiner : les capacités de l'usine ; son expérience à l'exportation ; ses documents de certification ; des études de cas clients ; la qualité des échantillons ; et ses antécédents de livraison.
Conclusion : Un fournisseur fiable est une garantie essentielle pour le bon fonctionnement à long terme d'un hôtel.
L’approvisionnement en consommables hôteliers peut sembler simple, mais ce qui a réellement un impact sur les opérations hôtelières, ce sont : la constance des produits ; la continuité de l’approvisionnement ; la fiabilité des livraisons ; et l’expérience client.
Lors du choix d'un fournisseur, il ne faut pas se contenter de rechercher le prix le plus bas, mais plutôt un partenaire de la chaîne d'approvisionnement capable d'une collaboration à long terme, d'une livraison stable et d'un soutien à la personnalisation.
Si vous recherchez des consommables hôteliers, des articles de toilette pour chambres d'hôtel, des chaussons d'hôtel, des produits de toilette, des coffrets d'articles de toilette et des solutions d'approvisionnement en gros pour les fabricants d'équipement d'origine (OEM), n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des catalogues de produits, des échantillons et des solutions d'approvisionnement professionnelles.
Nous aidons les hôtels à réduire les risques liés à leurs achats, à améliorer l'efficacité de leurs chaînes d'approvisionnement et à construire une chaîne d'approvisionnement hôtelière plus stable.
