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Guía para la selección de proveedores de consumibles para hoteles: ¿Cómo evaluar las cantidades mínimas de pedido, las certificaciones y los plazos de entrega?
Guía para la selección de proveedores de consumibles para hoteles: ¿Cómo evaluar las cantidades mínimas de pedido, las certificaciones y los plazos de entrega?
Seleccionar un proveedor es el primer paso hacia una adquisición exitosa de bienes y servicios para hoteles.
Para hoteles, complejos turísticos, cadenas hoteleras y apartamentos con servicios, la adquisición de consumibles no es una transacción sencilla.
Los hoteles consumen grandes cantidades de artículos a diario: juegos de cepillo y pasta de dientes; artículos de aseo; zapatillas; gorros de ducha; jabón; peines; kits de artículos de tocador para huéspedes; y artículos básicos de baño.
Aunque estos productos tienen un precio unitario bajo, se adquieren con frecuencia y afectan a un gran número de habitaciones de huéspedes.
Si se elige al proveedor equivocado, un hotel puede enfrentarse a: calidad inconsistente del producto; variaciones significativas entre lotes; retrasos en las entregas;
Productos personalizados que no cumplen con los requisitos; dificultades para reabastecer el inventario; y un aumento en las quejas de los huéspedes.
Por lo tanto, al seleccionar proveedores, los equipos profesionales de compras de hoteles deben evaluar exhaustivamente:
las capacidades del fabricante, la calidad del producto, el estado de la certificación, la cantidad mínima de pedido (MOQ), los plazos de entrega y la capacidad de suministro a largo plazo.
I. Idea errónea 1: Centrarse únicamente en las cotizaciones sin evaluar las capacidades del proveedor.
Muchos empleados del departamento de compras, al recibir los presupuestos, proceden directamente a comparar precios.
Sin embargo, para un mismo artículo de hotel, los presupuestos de diferentes proveedores pueden variar significativamente. Esto se debe a diferencias en las materias primas, los procesos de producción, los estándares de embalaje, los procedimientos de control de calidad y la capacidad de producción.
Tomemos como ejemplo las zapatillas de hotel:
Los productos de bajo precio pueden tener: suelas más delgadas; costuras sueltas; y una vida útil corta.
Los productos de alta calidad se caracterizan por: materiales más cómodos; una estructura más estable; y son más adecuados para el uso frecuente en hoteles.
Por lo tanto, el personal de compras debe evaluar primero las capacidades del proveedor.
Áreas clave en las que centrarse:
1. Si poseen una planta de producción
Comprender: la escala de la fábrica; el equipo de producción; el número de empleados; y la capacidad de producción mensual.
2. ¿Tienen experiencia en exportación?
La experiencia en exportaciones indica si el proveedor está familiarizado con: las normas internacionales de embalaje; los requisitos de documentación del producto; y los procesos logísticos en el extranjero.
3. ¿Tienen un historial de relaciones estables con sus clientes?
Los proveedores con una larga trayectoria en proyectos hoteleros suelen contar con sistemas de producción y gestión de calidad más consolidados.
II. Idea errónea 2: Descuidar la cantidad mínima de pedido (MOQ), lo que conlleva una mayor presión sobre el inventario.
La cantidad mínima de pedido (MOQ, por sus siglas en inglés) es una métrica crucial a la que el departamento de compras de los hoteles debe prestar atención.
Muchos responsables de compras se centran únicamente en: "¿Cuál es el precio?"
Sin embargo, también deberían considerar: "¿La cantidad mínima de pedido es adecuada para mi hotel?"
Las cantidades mínimas de pedido pueden variar según el producto:
Los productos estándar generalmente tienen: una cantidad mínima de pedido más baja; plazos de entrega más rápidos; y son adecuados para hoteles pequeños y medianos.
Productos personalizados
Por ejemplo: logotipos de hoteles; envases personalizados; fragancias a medida; colores especiales.
Estos procesos incluyen: moldeo; impresión; y producción de envases.
La cantidad mínima de pedido suele ser más alta.
Algunos proveedores de hoteles establecen diferentes cantidades mínimas de pedido (MOQ) según el tipo de producto; por ejemplo, los artículos de tocador personalizados para hoteles suelen requerir cantidades mayores, mientras que los artículos en stock permiten una compra más flexible.
Al realizar la compra, es fundamental confirmar: la cantidad mínima de pedido (MOQ) para productos estándar; la cantidad mínima de pedido (MOQ) para productos OEM; los costos de las muestras; si se admiten pruebas en lotes pequeños; y las condiciones para el reabastecimiento posterior.
Un pedido mínimo razonable puede ayudar a los hoteles a reducir la presión sobre el inventario.
III. Idea errónea 3: Descuidar el proceso de aprobación de muestras.
“La muestra fue excelente, pero el pedido al por mayor resultó ser diferente.”
Este es un problema muy común en la gestión de compras de hoteles.
Las razones suelen incluir: que las muestras no se produzcan según los estándares de los pedidos a granel; que se sustituyan materiales durante la producción; y la falta de control de calidad entre los diferentes lotes.
Por lo tanto, debe establecerse un proceso de aprobación de muestras antes de la adquisición formal.
Puntos clave para las pruebas de muestra:
Aspecto del producto
Inspección: color; embalaje; apariencia del logotipo; integridad del producto.
Experiencia de usuario
Por ejemplo: artículos de tocador de hotel:
Enfoque en: fragancia; textura; integridad del sellado del envase.
Pantuflas de hotel:
Enfoque en: comodidad; grosor; resistencia al deslizamiento.
Verificación de la consistencia del lote: si el pedido a granel se produce de acuerdo con la muestra; si el reabastecimiento posterior mantiene la consistencia.
Los proyectos hoteleros profesionales suelen conservar una muestra confirmada que sirve de estándar para la producción futura.
V. Idea errónea 5: Subestimar la importancia de los plazos de entrega.
Uno de los mayores riesgos en los proyectos hoteleros es el retraso en la entrega.
Esto es especialmente cierto en los siguientes casos: aperturas de nuevos hoteles; proyectos de renovación de hoteles; y reabastecimiento para cadenas hoteleras.
Si un proveedor sufre un retraso:
Esto puede afectar a: la apertura de las habitaciones; los planes operativos del hotel; y la experiencia de los huéspedes.
Al realizar la adquisición, debe aclarar el cronograma completo:
Fase uno: Aprobación de la muestra
Incluye: diseño del producto; aprobación del embalaje; tiempo para revisiones.
Fase dos: Producción en masa
Confirmar: ciclo de producción; tiempo de inspección de calidad.
Tercera fase: Logística y transporte
Considere lo siguiente: documentación de exportación; tiempo de tránsito del transporte marítimo; tiempo de despacho de aduanas.
Los proveedores profesionales suelen planificar con antelación los hitos de producción y entrega, en lugar de comprometerse simplemente con una fecha de entrega vaga.
VI. Idea errónea 6: Seleccionar proveedores que carecen de capacidad de suministro a largo plazo.
La adquisición de un hotel no es una transacción puntual, sino una colaboración a largo plazo.
Muchos hoteles no tienen problemas con su primera compra, pero al reabastecerse por segunda vez, se enfrentan a: la discontinuación del producto; cambios en el empaque; cambios en los materiales; o aumentos de precio significativos.
Por lo tanto, es fundamental evaluar la capacidad a largo plazo de un proveedor.
Puntos clave: Continuidad de la producción: si pueden producir de forma constante productos con las mismas especificaciones.
Estabilidad de las materias primas: si cuentan con una cadena de suministro estable.
Capacidad de actualización del producto: si pueden optimizar los productos de acuerdo con la demanda del mercado.
Capacidad de servicio posventa: si los problemas se resuelven con prontitud.
VII. Criterios de puntuación para la selección de proveedores en la contratación de servicios hoteleros
Se recomienda que el equipo de compras establezca una hoja de puntuación para proveedores:
Criterios de evaluación:
Ponderación: Calidad del producto 30%
Ponderación: Competitividad de precios 20%
Ponderación: Capacidad de entrega 20%
Ponderación: Capacidad de personalización 15%
Ponderación: Certificaciones y acreditaciones 10%
Ponderación: Capacidad de respuesta del servicio 5%
El precio no debería ser el único factor decisivo.
Un proveedor excelente debe encontrar el equilibrio entre calidad, precio, plazos de entrega y servicio.
Preguntas frecuentes sobre la adquisición de consumibles para hoteles
P1: ¿Deberían los equipos de compras de los hoteles elegir fabricantes o empresas comerciales?
Los proyectos hoteleros de gran envergadura suelen priorizar el control de calidad y la capacidad de suministro a largo plazo; por lo tanto, es más probable que los proveedores con capacidad de producción propia establezcan relaciones de colaboración estables.
P2: ¿Un MOQ más bajo siempre es mejor?
No. Un MOQ excesivamente bajo puede provocar: un aumento de los costes del producto y un suministro inestable.
La elección debe basarse en el volumen de compras del hotel.
P3: ¿Por qué es esencial confirmar las muestras antes de la compra?
Porque las muestras permiten verificar: la calidad del producto; la experiencia del usuario; la presentación del embalaje; y los resultados de la personalización.
Esto reduce los riesgos asociados a las compras al por mayor.
P4: ¿Cómo se puede determinar si un proveedor es fiable?
Es recomendable examinar: las capacidades de la fábrica; la experiencia en exportación; los documentos de certificación; los estudios de casos de clientes; la calidad de las muestras; y los registros de entrega.
Conclusión: Un proveedor fiable es una garantía vital para el funcionamiento a largo plazo de un hotel.
La adquisición de consumibles para hoteles puede parecer sencilla, pero lo que realmente influye en las operaciones hoteleras es: la consistencia del producto; la continuidad del suministro; la fiabilidad de la entrega; y la experiencia del huésped.
A la hora de seleccionar un proveedor, no basta con buscar el precio más bajo, sino un socio en la cadena de suministro capaz de colaborar a largo plazo, ofrecer entregas estables y brindar soporte para la personalización.
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