Ein Leitfaden zur Auswahl von Lieferanten für Hotelverbrauchsmaterialien: Wie beurteilt man Mindestbestellmengen, Zertifizierungen und Lieferzeiten?
Ein Leitfaden zur Auswahl von Lieferanten für Hotelverbrauchsmaterialien: Wie beurteilt man Mindestbestellmengen, Zertifizierungen und Lieferzeiten?
Die Auswahl eines Lieferanten ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Hotelbeschaffung.
Für Hotels, Resorts, Hotelketten und Serviced Apartments ist die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien keine einfache Transaktion.
Hotels verbrauchen täglich große Mengen an Artikeln: Zahnbürsten- und Zahnpastasets; Toilettenartikel; Hausschuhe; Duschhauben; Seife; Kämme; Gästesets; und Badezimmerartikel.
Obwohl diese Produkte einen niedrigen Stückpreis haben, werden sie häufig beschafft und betreffen eine große Anzahl von Gästezimmern.
Wird der falsche Lieferant gewählt, kann ein Hotel mit folgenden Problemen konfrontiert werden: uneinheitliche Produktqualität; erhebliche Abweichungen zwischen den einzelnen Chargen; Lieferverzögerungen;
Kundenspezifische Produkte, die die Anforderungen nicht erfüllen; Schwierigkeiten bei der Wiederauffüllung des Lagerbestands; und eine Zunahme von Gästebeschwerden.
Daher müssen professionelle Hotel-Einkaufsteams bei der Auswahl von Lieferanten Folgendes umfassend bewerten:
die Fähigkeiten des Herstellers, die Produktqualität, der Zertifizierungsstatus, die Mindestbestellmenge (MOQ), die Lieferzeiten und die langfristige Lieferkapazität.
I. Irrtum 1: Sich ausschließlich auf Angebote konzentrieren, ohne die Fähigkeiten des Lieferanten zu bewerten
Viele Mitarbeiter im Einkauf vergleichen nach Erhalt von Angeboten direkt die Preise.
Für dieselbe Hotelannehmlichkeit können die Angebote verschiedener Anbieter jedoch erheblich voneinander abweichen. Gründe hierfür sind unter anderem Unterschiede bei den Rohstoffen, den Produktionsprozessen, den Verpackungsstandards, den Qualitätskontrollverfahren und der Produktionskapazität.
Nehmen wir Hotelpantoffeln als Beispiel:
Bei preisgünstigen Produkten können folgende Merkmale auftreten: dünnere Sohlen, lockere Nähte und eine kurze Lebensdauer.
Hochwertige Produkte zeichnen sich durch folgende Merkmale aus: komfortablere Materialien; eine stabilere Konstruktion; und sie eignen sich besser für den häufigen Einsatz in Hotels.
Daher sollte das Einkaufspersonal zunächst die Fähigkeiten des Lieferanten beurteilen.
Schwerpunkte:
1. Ob sie eine Produktionsstätte besitzen
Verstehen Sie: die Größe des Werks; die Produktionsanlagen; die Anzahl der Mitarbeiter; und die monatliche Produktionskapazität.
2. Haben sie Exporterfahrung?
Die Exporterfahrung gibt Aufschluss darüber, ob der Lieferant mit folgenden Aspekten vertraut ist: internationale Verpackungsstandards; Anforderungen an die Produktdokumentation; und Logistikprozesse im Ausland.
3. Können sie auf eine Erfolgsbilanz mit stabilen Kundenbeziehungen zurückblicken?
Lieferanten mit langjähriger Erfahrung in der Betreuung von Hotelprojekten verfügen in der Regel über ausgereiftere Produktions- und Qualitätsmanagementsysteme.
II. Irrtum 2: Vernachlässigung der Mindestbestellmenge, was zu erhöhtem Lagerdruck führt
Die Mindestbestellmenge (MOQ) ist eine entscheidende Kennzahl, die beim Hoteleinkauf unbedingt beachtet werden muss.
Viele Einkäufer konzentrieren sich ausschließlich auf die Frage: „Was kostet es?“
Sie sollten jedoch auch bedenken: „Ist die Mindestbestellmenge für mein Hotel angemessen?“
Die Mindestbestellmengen können je nach Produkt variieren:
Standardprodukte zeichnen sich im Allgemeinen durch Folgendes aus: eine niedrigere Mindestbestellmenge; schnellere Lieferzeiten; und sie eignen sich für kleine und mittelgroße Hotels.
Kundenspezifische Produkte
Beispiele hierfür sind: Hotellogos; maßgeschneiderte Verpackungen; individuell gestaltete Duftstoffe; Sonderfarben.
Da es sich hierbei um folgende Vorgänge handelt: Formenbau, Bedrucken und Verpackungsherstellung.
Die Mindestbestellmenge ist in der Regel höher.
Einige Hotelausstatter legen je nach Produkttyp unterschiedliche Mindestbestellmengen fest; beispielsweise erfordern maßgeschneiderte Hotelartikel in der Regel höhere Mengen, während Lagerartikel einen flexibleren Einkauf ermöglichen.
Bei der Beschaffung ist es unerlässlich, Folgendes zu klären: die Mindestbestellmenge für Standardprodukte; die Mindestbestellmenge für OEM-Produkte; die Kosten für Muster; ob Kleinserienprüfungen unterstützt werden; und die Bedingungen für die anschließende Wiederauffüllung des Lagerbestands.
Eine angemessene Mindestbestellmenge kann Hotels helfen, den Lagerdruck zu reduzieren.
III. Irrtum 3: Vernachlässigung des Musterfreigabeprozesses
„Das Muster war hervorragend, aber die Großbestellung verlief anders.“
Dies ist ein sehr häufiges Problem bei der Hotelbeschaffung.
Typische Gründe hierfür sind: die Nichterfüllung der Standards für Großbestellungen bei der Herstellung von Mustern; der Austausch von Materialien während der Produktion; und mangelnde Qualitätskontrolle bei verschiedenen Chargen.
Daher muss vor der formellen Beschaffung ein Mustergenehmigungsverfahren eingerichtet werden.
Wichtige Punkte für die Probenprüfung:
Produkterscheinung
Prüfung: Farbe; Verpackung; Erscheinungsbild des Logos; Unversehrtheit des Produkts.
Benutzererfahrung
Zum Beispiel: Hotel-Toilettenartikel:
Fokus auf: Duft; Haptik; Unversehrtheit der Verpackungsversiegelung.
Hotelpantoffeln:
Fokus auf: Komfort; Dicke; Rutschfestigkeit.
Chargenkonsistenzprüfung: ob die Großbestellung gemäß dem Muster produziert wird; ob die Konsistenz bei der anschließenden Wiederauffüllung erhalten bleibt.
Professionelle Hotelprojekte bewahren in der Regel ein bestätigtes Muster auf, das als Standard für die zukünftige Produktion dient.
V. Irrtum 5: Unterschätzung der Bedeutung von Lieferzeiten
Eines der größten Risiken bei Hotelprojekten ist die verzögerte Fertigstellung.
Dies gilt insbesondere für: Neueröffnungen von Hotels; Hotelrenovierungsprojekte; und die Wiederauffüllung der Lagerbestände von Hotelketten.
Wenn es bei einem Lieferanten zu einer Verzögerung kommt:
Dies kann Auswirkungen haben auf: die Eröffnung von Gästezimmern; die betrieblichen Abläufe des Hotels; und das Gästeerlebnis.
Bei der Beschaffung sollten Sie den vollständigen Zeitplan klären:
Phase Eins: Musterfreigabe
Beinhaltet: Produktdesign; Verpackungsfreigabe; Zeit für Überarbeitungen.
Phase Zwei: Massenproduktion
Bestätigen: Produktionszyklus; Zeit für die Qualitätsprüfung.
Phase Drei: Logistik und Transport
Zu berücksichtigen sind: Exportdokumentation; Seefrachtlaufzeit; Zollabfertigungszeit.
Professionelle Lieferanten planen in der Regel Produktions- und Liefermeilensteine im Voraus, anstatt sich einfach auf einen vagen Liefertermin festzulegen.
VI. Irrtum 6: Auswahl von Lieferanten ohne langfristige Lieferkapazität
Die Hotelbeschaffung ist keine einmalige Transaktion, sondern eine langfristige Partnerschaft.
Viele Hotels haben bei ihrem ersten Einkauf keine Probleme, aber bei der zweiten Nachbestellung sehen sie sich mit Folgendem konfrontiert: Produkteinstellung; Verpackungsänderungen; Materialänderungen; oder erhebliche Preiserhöhungen.
Daher ist es unerlässlich, die langfristigen Fähigkeiten eines Lieferanten zu beurteilen.
Wichtigste Punkte: Produktionskontinuität – ob sie in der Lage sind, Produkte mit denselben Spezifikationen konstant herzustellen.
Stabilität der Rohstoffe – ob eine stabile Lieferkette besteht.
Produkt-Upgrade-Fähigkeit: ob sie Produkte im Einklang mit der Marktnachfrage optimieren können.
Kundendienst: Werden Probleme umgehend gelöst?
VII. Bewertungskriterien für die Auswahl von Lieferanten im Hoteleinkauf
Es wird empfohlen, dass das Beschaffungsteam ein Lieferantenbewertungsformular erstellt:
Bewertungskriterien:
Gewichtung: Produktqualität 30 %
Gewichtung: Preiswettbewerbsfähigkeit 20 %
Gewichtung: Lieferfähigkeit 20 %
Gewichtung: Anpassungsmöglichkeiten 15 %
Gewichtung: Zertifizierungen und Akkreditierungen 10 %
Gewichtung: Reaktionsfähigkeit des Service 5 %
Der Preis sollte nicht der alleinige Entscheidungsfaktor sein.
Ein exzellenter Lieferant sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Qualität, Preis, Lieferzeiten und Service gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen zur Beschaffung von Hotelverbrauchsmaterialien
Frage 1: Sollten Hotel-Einkaufsteams Hersteller oder Handelsunternehmen auswählen?
Bei groß angelegten Hotelprojekten wird typischerweise Wert auf Qualitätskontrolle und langfristige Lieferkapazität gelegt; daher ist es wahrscheinlicher, dass Lieferanten mit eigenen Produktionskapazitäten stabile Partnerschaften eingehen.
Frage 2: Ist eine niedrigere Mindestbestellmenge immer besser?
Nein. Eine zu niedrige Mindestbestellmenge kann zu folgenden Problemen führen: erhöhte Produktkosten und instabile Lieferketten.
Die Wahl sollte auf dem Einkaufsvolumen des Hotels basieren.
Frage 3: Warum ist es so wichtig, Muster vor der Beschaffung zu prüfen?
Denn Muster ermöglichen es Ihnen, Folgendes zu überprüfen: Produktqualität; Benutzererfahrung; Verpackungspräsentation; und Ergebnisse der Individualisierung.
Dadurch werden die Risiken, die mit der Beschaffung großer Mengen verbunden sind, verringert.
Frage 4: Wie kann man feststellen, ob ein Lieferant zuverlässig ist?
Es empfiehlt sich, Folgendes zu prüfen: die Kapazitäten des Werks; Exporterfahrung; Zertifizierungsdokumente; Fallstudien von Kunden; Musterqualität; und Liefernachweise.
Fazit: Ein zuverlässiger Lieferant ist eine unverzichtbare Absicherung für den langfristigen Erfolg eines Hotels.
Die Beschaffung von Hotelverbrauchsmaterialien mag unkompliziert erscheinen, aber was den Hotelbetrieb wirklich beeinflusst, sind: Produktkonsistenz; Lieferkontinuität; Lieferzuverlässigkeit; und das Gästeerlebnis.
Bei der Auswahl eines Lieferanten sollte man nicht nur auf den niedrigsten Preis achten, sondern vielmehr auf einen Lieferkettenpartner, der zu einer langfristigen Zusammenarbeit, stabilen Lieferungen und Unterstützung bei der Anpassung fähig ist.
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Wir helfen Hotels dabei, Beschaffungsrisiken zu reduzieren, die Liefereffizienz zu verbessern und eine stabilere Hotellieferkette aufzubauen.
