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Guia para selecionar fornecedores de consumíveis para hotéis: como avaliar quantidades mínimas de encomenda, certificações e prazos de entrega?
Guia para selecionar fornecedores de consumíveis para hotéis: como avaliar quantidades mínimas de encomenda, certificações e prazos de entrega?
Selecionar um fornecedor é o primeiro passo para uma aquisição bem-sucedida em um hotel.
Para hotéis, resorts, redes hoteleiras e apartamentos mobiliados, a aquisição de materiais de consumo não é uma transação simples.
Os hotéis consomem grandes quantidades de itens diariamente: conjuntos de escova e pasta de dentes; artigos de higiene pessoal; chinelos; toucas de banho; sabonete; pentes; kits de amenidades para hóspedes; e itens essenciais para o banheiro.
Embora esses produtos tenham um preço unitário baixo, eles são adquiridos com frequência e envolvem um grande número de quartos de hóspedes.
Se o fornecedor escolhido for inadequado, um hotel poderá enfrentar: qualidade inconsistente do produto; variações significativas entre lotes; atrasos nas entregas;
Produtos personalizados que não atendem aos requisitos; dificuldades com a reposição de estoque; e um aumento nas reclamações dos hóspedes.
Portanto, ao selecionar fornecedores, as equipes profissionais de compras de hotéis precisam avaliar de forma abrangente:
As capacidades do fabricante, a qualidade do produto, o status da certificação, a quantidade mínima de pedido (MOQ), os prazos de entrega e a capacidade de fornecimento a longo prazo.
I. Equívoco 1: Focar-se apenas nas cotações sem avaliar as capacidades do fornecedor.
Muitos funcionários da área de compras, ao receberem orçamentos, partem diretamente para a comparação de preços.
No entanto, para a mesma comodidade de hotel, os orçamentos de diferentes fornecedores podem variar significativamente. Os motivos para isso incluem: diferenças nas matérias-primas; nos processos de produção; nos padrões de embalagem; nos procedimentos de controle de qualidade; e na capacidade de produção.
Tomemos como exemplo os chinelos de hotel:
Produtos de baixo preço podem apresentar: solas mais finas; costuras frouxas; e vida útil curta.
Produtos de alta qualidade apresentam: materiais mais confortáveis; estrutura mais estável; e são mais adequados para uso frequente em hotéis.
Portanto, a equipe de compras deve primeiro avaliar as capacidades do fornecedor.
Áreas-chave para focar:
1. Se eles possuem uma unidade de produção
Compreenda: a dimensão da fábrica; os equipamentos de produção; o número de funcionários; e a capacidade de produção mensal.
2. Eles têm experiência em exportação?
A experiência em exportação indica se o fornecedor está familiarizado com: normas internacionais de embalagem; requisitos de documentação do produto; e processos de logística no exterior.
3. Eles têm um histórico de relacionamentos estáveis com clientes?
Fornecedores com um longo histórico de atendimento a projetos hoteleiros normalmente possuem sistemas de produção e gestão de qualidade mais consolidados.
II. Equívoco 2: Negligenciar a quantidade mínima de encomenda (MOQ), levando ao aumento da pressão sobre os estoques.
A quantidade mínima de encomenda (MOQ, na sigla em inglês) é uma métrica crucial à qual o setor de compras de hotéis deve estar atento.
Muitos responsáveis pelas compras se concentram exclusivamente em: 'Qual é o preço?'
No entanto, eles também devem considerar: 'A quantidade mínima de pedido é adequada para o meu hotel?'
As quantidades mínimas de encomenda podem variar dependendo do produto:
Os produtos padrão geralmente apresentam: uma quantidade mínima de encomenda (MOQ) menor; prazos de entrega mais rápidos; e são adequados para hotéis de pequeno e médio porte.
Produtos personalizados
Por exemplo: logotipos de hotéis; embalagens personalizadas; fragrâncias personalizadas; cores especiais.
Isso porque envolve: moldagem; impressão; e produção de embalagens.
A quantidade mínima de encomenda (MOQ) costuma ser maior.
Alguns fornecedores de hotéis definem quantidades mínimas de encomenda (MOQs) diferentes dependendo do tipo de produto; por exemplo, as comodidades personalizadas para hotéis normalmente exigem quantidades maiores, enquanto os itens em estoque permitem uma compra mais flexível.
Ao efetuar compras, é essencial confirmar: a quantidade mínima de encomenda (MOQ) para produtos padrão; a quantidade mínima de encomenda (MOQ) para produtos OEM; os custos das amostras; se os testes em pequenos lotes são suportados; e os termos para reabastecimento subsequente.
Uma quantidade mínima de encomenda (MOQ) razoável pode ajudar os hotéis a reduzir a pressão sobre o inventário.
III. Equívoco 3: Negligenciar o processo de aprovação de amostras
“A amostra estava excelente, mas o pedido em grande quantidade acabou sendo diferente.”
Este é um problema muito comum em aquisições no setor hoteleiro.
Os motivos geralmente incluem: amostras que não atendem aos padrões de pedidos em grande escala; substituição de materiais durante a produção; e falta de controle de qualidade entre diferentes lotes.
Portanto, um processo de aprovação de amostras deve ser estabelecido antes da aquisição formal.
Pontos-chave para testes de amostra:
Aparência do produto
Inspeção: cor; embalagem; aparência do logotipo; integridade do produto.
Experiência do usuário
Por exemplo: artigos de higiene pessoal do hotel:
Foco em: fragrância; sensação na pele; integridade da vedação da embalagem.
Chinelo de hotel:
Priorize: conforto; espessura; resistência ao deslizamento.
Verificação da consistência do lote: se o pedido em massa é produzido de acordo com a amostra; se o reabastecimento subsequente mantém a consistência.
Em projetos hoteleiros profissionais, é normal que uma amostra confirmada seja mantida como padrão para produções futuras.
V. Equívoco 5: Subestimar a importância dos prazos de entrega
Um dos maiores riscos em projetos hoteleiros é o atraso na entrega.
Isso é particularmente verdadeiro para: novas inaugurações de hotéis; projetos de reforma de hotéis; e reabastecimento de estoques para redes hoteleiras.
Se um fornecedor sofrer um atraso:
Isso pode afetar: a abertura de quartos de hóspedes; os planos operacionais do hotel; e a experiência do hóspede.
Ao efetuar o processo de aquisição, você deve esclarecer todo o cronograma:
Primeira Fase: Aprovação da Amostra
Inclui: design do produto; aprovação da embalagem; prazo para revisões.
Fase Dois: Produção em Massa
Confirmar: ciclo de produção; tempo de inspeção de qualidade.
Fase Três: Logística e Transporte
Considere: documentação de exportação; tempo de trânsito do frete marítimo; tempo de desembaraço aduaneiro.
Fornecedores profissionais normalmente planejam as etapas de produção e entrega com antecedência, em vez de simplesmente se comprometerem com uma data de entrega vaga.
VI. Equívoco 6: Selecionar fornecedores sem capacidade de fornecimento a longo prazo
A contratação de serviços hoteleiros não é uma transação isolada, mas sim uma parceria de longo prazo.
Muitos hotéis não encontram problemas na primeira compra, mas, ao reabastecerem o estoque pela segunda vez, enfrentam: descontinuação de produtos; alterações nas embalagens; mudanças nos materiais; ou aumentos significativos de preços.
Portanto, é essencial avaliar as capacidades de longo prazo de um fornecedor.
Pontos-chave: Continuidade da produção – se eles conseguem produzir consistentemente produtos com as mesmas especificações.
Estabilidade das matérias-primas – se elas possuem uma cadeia de suprimentos estável.
Capacidade de atualização de produtos: se eles conseguem otimizar os produtos de acordo com a demanda do mercado.
Capacidade pós-venda: se os problemas são resolvidos prontamente.
VII. Critérios de pontuação para seleção de fornecedores em compras para hotéis
Recomenda-se que a equipe de compras crie uma ficha de avaliação de fornecedores:
Critérios de avaliação:
Ponderação: Qualidade do produto 30%
Ponderação: Competitividade de preços 20%
Ponderação: Capacidade de entrega 20%
Ponderação: Capacidade de personalização 15%
Ponderação: Certificações e Acreditações 10%
Ponderação: Capacidade de resposta do serviço 5%
O preço não deve ser o único fator decisivo.
Um excelente fornecedor deve encontrar o equilíbrio entre qualidade, preço, prazos de entrega e serviço.
Perguntas frequentes sobre a aquisição de consumíveis para hotéis
P1: As equipes de compras de hotéis devem optar por fabricantes ou empresas comerciais?
Projetos hoteleiros de grande escala normalmente priorizam o controle de qualidade e a capacidade de fornecimento a longo prazo; portanto, fornecedores com capacidade de produção interna têm maior probabilidade de estabelecer parcerias estáveis.
P2: Uma quantidade mínima de encomenda (MOQ) menor é sempre melhor?
Não. Uma quantidade mínima de encomenda (MOQ) excessivamente baixa pode levar a: aumento dos custos do produto; e fornecimento instável.
A escolha deve ser baseada no volume de compras do hotel.
P3: Por que é essencial confirmar as amostras antes da aquisição?
Porque as amostras permitem verificar: a qualidade do produto; a experiência do usuário; a apresentação da embalagem; e os resultados da personalização.
Isso reduz os riscos associados à compra em grande quantidade.
Q4: Como determinar se um fornecedor é confiável?
É recomendável examinar: as capacidades da fábrica; a experiência em exportação; os documentos de certificação; estudos de caso de clientes; a qualidade das amostras; e o histórico de entregas.
Conclusão: Um fornecedor confiável é uma garantia vital para as operações de longo prazo de um hotel.
A aquisição de materiais de consumo para hotéis pode parecer simples, mas o que realmente impacta as operações hoteleiras são: a consistência do produto; a continuidade do fornecimento; a confiabilidade da entrega; e a experiência do hóspede.
Ao selecionar um fornecedor, não se deve buscar apenas o preço mais baixo, mas sim um parceiro na cadeia de suprimentos capaz de colaboração a longo prazo, entrega estável e suporte à personalização.
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