คู่มือการเลือกซัพพลายเออร์สำหรับวัสดุสิ้นเปลืองของโรงแรม: วิธีการประเมินปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ), การรับรองมาตรฐาน และระยะเวลาในการจัดส่ง?

คู่มือการเลือกซัพพลายเออร์สำหรับวัสดุสิ้นเปลืองของโรงแรม: วิธีการประเมินปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ), การรับรองมาตรฐาน และระยะเวลาในการจัดส่ง?

การเลือกซัพพลายเออร์เป็นขั้นตอนแรกสู่การจัดซื้อจัดจ้างโรงแรมที่ประสบความสำเร็จ

สำหรับโรงแรม รีสอร์ท เครือโรงแรม และเซอร์วิสอพาร์ทเมนต์ การจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ

โรงแรมใช้สิ่งของจำนวนมากในแต่ละวัน เช่น ชุดแปรงสีฟันและยาสีฟัน อุปกรณ์อาบน้ำ รองเท้าแตะ หมวกคลุมผมอาบน้ำ สบู่ หวี ชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับแขก และของใช้จำเป็นในห้องน้ำ

แม้ว่าผลิตภัณฑ์เหล่านี้จะมีราคาต่อหน่วยต่ำ แต่ก็มีการจัดซื้อบ่อยครั้งและเกี่ยวข้องกับห้องพักจำนวนมาก

หากเลือกซัพพลายเออร์ที่ไม่เหมาะสม โรงแรมอาจต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆ เช่น คุณภาพสินค้าไม่สม่ำเสมอ ความแตกต่างอย่างมากระหว่างแต่ละล็อต การส่งมอบล่าช้า เป็นต้น

สินค้าสั่งทำพิเศษไม่ตรงตามความต้องการ ปัญหาในการเติมสินค้า และจำนวนข้อร้องเรียนจากแขกที่เพิ่มขึ้น

ดังนั้น เมื่อคัดเลือกซัพพลายเออร์ ทีมจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพของโรงแรมจึงจำเป็นต้องประเมินอย่างครอบคลุมในด้านต่างๆ ดังนี้:

ความสามารถของผู้ผลิต คุณภาพของผลิตภัณฑ์ สถานะการรับรอง ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ระยะเวลานำส่ง และความสามารถในการจัดหาในระยะยาว

I. ความเข้าใจผิดข้อที่ 1: มุ่งเน้นเฉพาะใบเสนอราคาโดยไม่ประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์

เจ้าหน้าที่จัดซื้อจำนวนมาก เมื่อได้รับใบเสนอราคาแล้ว มักจะดำเนินการเปรียบเทียบราคาทันที

อย่างไรก็ตาม สำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกในโรงแรมชนิดเดียวกัน ราคาจากผู้จำหน่ายหลายรายอาจแตกต่างกันอย่างมาก สาเหตุมาจาก: ความแตกต่างในวัตถุดิบ กระบวนการผลิต มาตรฐานบรรจุภัณฑ์ ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ และกำลังการผลิต

ยกตัวอย่างเช่น รองเท้าแตะของโรงแรม:

สินค้าที่มีราคาถูกอาจมีลักษณะดังนี้: พื้นรองเท้าบางกว่า; ตะเข็บหลวม; และอายุการใช้งานสั้นกว่า

ผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงมีคุณสมบัติเด่นคือ วัสดุที่ให้ความสบายมากกว่า โครงสร้างที่แข็งแรงทนทานกว่า และเหมาะสำหรับการใช้งานบ่อยครั้งในโรงแรม

ดังนั้น เจ้าหน้าที่จัดซื้อควรประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ก่อนเป็นอันดับแรก

ประเด็นสำคัญที่ควรให้ความสนใจ:

1. พวกเขาเป็นเจ้าของโรงงานผลิตหรือไม่

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ: ขนาดของโรงงาน; อุปกรณ์การผลิต; จำนวนพนักงาน; และกำลังการผลิตต่อเดือน

2. พวกเขามีประสบการณ์ด้านการส่งออกหรือไม่?

ประสบการณ์ด้านการส่งออกบ่งชี้ว่าซัพพลายเออร์มีความคุ้นเคยกับ: มาตรฐานบรรจุภัณฑ์ระหว่างประเทศ; ข้อกำหนดด้านเอกสารผลิตภัณฑ์; และกระบวนการโลจิสติกส์ในต่างประเทศหรือไม่

3. พวกเขามีประวัติการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้ามาโดยตลอดหรือไม่?

โดยทั่วไปแล้วซัพพลายเออร์ที่มีประวัติการทำงานกับโครงการโรงแรมมายาวนาน มักจะมีระบบการจัดการการผลิตและคุณภาพที่ครบวงจรกว่า

II. ความเข้าใจผิดข้อที่ 2: การละเลยปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ส่งผลให้ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มสูงขึ้น

ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) เป็นตัวชี้วัดที่สำคัญที่ฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมต้องให้ความสนใจ

เจ้าหน้าที่จัดซื้อจำนวนมากมักมุ่งเน้นไปที่คำถามเดียวว่า 'ราคาเท่าไหร่?'

อย่างไรก็ตาม พวกเขาควรพิจารณาด้วยว่า 'ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำเหมาะสมกับโรงแรมของฉันหรือไม่?'

ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์:

โดยทั่วไป ผลิตภัณฑ์มาตรฐานจะมี: ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำที่ต่ำกว่า; ระยะเวลาการจัดส่งที่รวดเร็วกว่า; และเหมาะสำหรับโรงแรมขนาดเล็กและขนาดกลาง

ผลิตภัณฑ์ที่ปรับแต่งตามความต้องการ

ตัวอย่างเช่น: โลโก้โรงแรม; บรรจุภัณฑ์สั่งทำพิเศษ; น้ำหอมที่ออกแบบตามความต้องการ; สีพิเศษ

เนื่องจากกระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับ การขึ้นรูป การพิมพ์ และการผลิตบรรจุภัณฑ์

โดยปกติแล้วปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) จะสูงกว่า

ซัพพลายเออร์โรงแรมบางรายกำหนดปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับโรงแรมที่สั่งทำพิเศษมักต้องการปริมาณที่สูงกว่า ในขณะที่สินค้าในสต็อกจะมีความยืดหยุ่นในการสั่งซื้อมากกว่า

ในการจัดซื้อจัดหา จำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้: ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) สำหรับผลิตภัณฑ์มาตรฐาน; ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) สำหรับผลิตภัณฑ์ OEM; ค่าใช้จ่ายในการทำตัวอย่าง; การสนับสนุนการทดสอบในปริมาณน้อย; และเงื่อนไขสำหรับการเติมสต็อกในครั้งต่อไป

ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำที่เหมาะสมจะช่วยให้โรงแรมลดแรงกดดันด้านสินค้าคงคลังได้

III. ความเข้าใจผิดข้อที่ 3: การละเลยกระบวนการอนุมัติตัวอย่าง

“สินค้าตัวอย่างดีเยี่ยม แต่พอสั่งจำนวนมากกลับได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไป”

นี่เป็นปัญหาที่พบได้บ่อยมากในการจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรม

สาเหตุโดยทั่วไปได้แก่: ตัวอย่างสินค้าไม่ได้ผลิตตามมาตรฐานการสั่งซื้อจำนวนมาก; มีการเปลี่ยนวัสดุระหว่างการผลิต; และขาดการควบคุมคุณภาพในแต่ละล็อตการผลิต

ดังนั้น จึงจำเป็นต้องกำหนดกระบวนการอนุมัติตัวอย่างก่อนที่จะดำเนินการจัดซื้ออย่างเป็นทางการ

จุดสำคัญสำหรับการทดสอบตัวอย่าง:

ลักษณะของผลิตภัณฑ์

การตรวจสอบ: สี; บรรจุภัณฑ์; ลักษณะของโลโก้; ความสมบูรณ์ของผลิตภัณฑ์

ประสบการณ์ผู้ใช้

ตัวอย่างเช่น: ผลิตภัณฑ์อาบน้ำในโรงแรม:

เน้นที่: กลิ่นหอม; สัมผัส; ความสมบูรณ์ของซีลบรรจุภัณฑ์

รองเท้าแตะโรงแรม:

เน้นที่: ความสบายในการสวมใส่; ความหนา; การกันลื่น

การตรวจสอบความสม่ำเสมอของล็อตสินค้า: ตรวจสอบว่าสินค้าที่สั่งซื้อจำนวนมากผลิตได้ตรงตามตัวอย่างหรือไม่ และการเติมสต็อกในครั้งต่อๆ ไปยังคงรักษาความสม่ำเสมอไว้ได้หรือไม่

โดยทั่วไป โครงการโรงแรมระดับมืออาชีพมักจะเก็บตัวอย่างที่ได้รับการยืนยันแล้วไว้ เพื่อใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการผลิตในอนาคต