วิธีลดต้นทุนเมื่อซื้อหมอนโรงแรมจำนวนมาก? คู่มือสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อในการเลือกซัพพลายเออร์

วิธีลดต้นทุนเมื่อซื้อหมอนโรงแรมจำนวนมาก? คู่มือสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อในการเลือกซัพพลายเออร์

สามคำที่อันตรายที่สุดเมื่อโรงแรมซื้อหมอนคืออะไร? —“เปรียบเทียบราคาอย่างเดียว”

เมื่อโรงแรมสั่งซื้อหมอนหลายร้อยใบ การเลือกซัพพลายเออร์ที่มีราคาต่ำกว่าเล็กน้อยอาจดูเหมือนเป็นการประหยัดงบประมาณได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม หากสินค้าที่ได้รับมีขนาดไม่สม่ำเสมอ น้ำหนักไส้หมอนแตกต่างกัน หรือเกิดปัญหาการจัดส่งล่าช้า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอาจสูงกว่าการประหยัดในตอนแรกมาก

ดังนั้น สำหรับผู้จัดการจัดซื้อของโรงแรม สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงเมื่อซื้อหมอนโรงแรมจำนวนมาก คือการเปรียบเทียบราคาผลิตภัณฑ์ อายุการใช้งาน ความมั่นคงของอุปทาน และต้นทุนการเติมสินค้าในระยะยาว

ทำไมโรงแรมถึงไม่เน้นเฉพาะราคาต่อหน่วยของหมอนเพียงอย่างเดียว?

สมมติว่าหมอนโรงแรมใบหนึ่งมีราคาต่อหน่วยต่ำ แต่จะแบนลงอย่างรวดเร็วหลังจากใช้งานเป็นเวลานาน ทำให้โรงแรมต้องเปลี่ยนหมอนบ่อยครั้ง

ผลิตภัณฑ์อีกชนิดหนึ่งอาจมีราคาแพงกว่าเล็กน้อย แต่มีความทนทานสม่ำเสมอและอายุการใช้งานยาวนานกว่า

จากมุมมองของใบสั่งซื้อ ตัวเลือกแรกดูเหมือนจะถูกกว่า แต่จากมุมมองของการดำเนินงานโรงแรมจริง ๆ แล้ว เราต้องคำนึงถึงต้นทุนด้านแรงงานในการเปลี่ยนสินค้า การจัดเก็บ การขนส่ง สินค้าคงคลัง และการเติมสินค้าด้วย

ดังนั้น การจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมจึงควรให้ความสำคัญกับต้นทุนการเป็นเจ้าของในระยะยาวมากกว่า

ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำส่งผลต่อจำนวนสินค้าคงคลังของโรงแรม

MOQ ย่อมาจาก Minimum Order Quantity (ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ)

หากซัพพลายเออร์ต้องการปริมาณการสั่งซื้อครั้งเดียวที่มากเกินไป โรงแรมอาจประสบปัญหาขาดแคลนสินค้าคงคลัง

หากปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ต่ำเกินไป ผู้จำหน่ายอาจไม่สามารถเสนอราคาขายส่งที่แข่งขันได้มากที่สุด

ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจึงควรพิจารณาปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมโดยอิงจากจำนวนห้องพักแขก อัตราการเข้าพักของโรงแรม ปริมาณการบริโภคต่อปี และสินค้าคงคลังสำรอง

สำหรับโรงแรมใหม่: แผนการจัดซื้อเบื้องต้นสามารถอิงตามจำนวนห้องพักที่มีให้บริการเมื่อเปิดให้บริการได้

สำหรับโรงแรมที่เปิดดำเนินการอยู่แล้ว สามารถจัดทำแผนการจัดซื้อประจำปีโดยอิงจากข้อมูลการบริโภคในอดีตได้

ความสม่ำเสมอของล็อตสินค้าเป็นปัญหาที่ซ่อนเร้นในการจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรม

หมอนโรงแรมเป็นสินค้าที่ต้องมีการเติมสต็อกอย่างต่อเนื่องในระยะยาว

หากมีการใช้ข้อกำหนดเฉพาะในการสั่งซื้อครั้งแรก แต่ผู้จำหน่ายเปลี่ยนวัสดุบรรจุ ขนาด หรือผ้าหุ้มเมื่อสั่งซื้อใหม่ในอีกหลายเดือนต่อมา อาจเกิดความคลาดเคลื่อนที่เห็นได้ชัดขึ้นได้

ดังนั้น เจ้าหน้าที่จัดซื้อควรเก็บรักษาตัวอย่างที่ได้รับอนุมัติไว้หลังจากยืนยันคำสั่งซื้อครั้งแรกแล้ว และกำหนดให้ผู้จำหน่ายผลิตสินค้าในล็อตต่อๆ ไปโดยยึดตามตัวอย่างนั้น

องค์ประกอบสำคัญที่ต้องคงไว้ให้สม่ำเสมอ ได้แก่ ขนาดหมอน วัสดุที่ใช้บรรจุ น้ำหนักของวัสดุที่ใช้บรรจุ ผ้าหุ้ม สี ความนุ่ม และรูปลักษณ์โดยรวม

ความสามารถในการส่งมอบสินค้าของซัพพลายเออร์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน

ในช่วงฤดูกาลท่องเที่ยวหรือเมื่อโรงแรมเปิดใหม่ การจัดส่งเครื่องนอนจะต้องดำเนินการให้ตรงเวลา

หากไม่สามารถส่งมอบหมอนได้ตรงเวลา แม้ว่าราคาสินค้าจะต่ำ ก็อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานตามปกติของโรงแรมได้

ดังนั้น เมื่อขอใบเสนอราคา เจ้าหน้าที่จัดซื้อควรสอบถามเกี่ยวกับระยะเวลาการผลิต ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) วิธีการบรรจุภัณฑ์ ระยะเวลาการจัดส่ง และความสามารถของผู้จำหน่ายในการรองรับคำสั่งซื้อเพิ่มเติมด้วย

สำหรับโครงการของกลุ่มโรงแรม ควรตรวจสอบด้วยว่าซัพพลายเออร์สามารถรักษามาตรฐานเดียวกันในระยะยาวได้หรือไม่

การปรับแต่งตามสั่ง (OEM) เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมต้องพิจารณา

สำหรับเครือโรงแรม : โรงแรมระดับหรู และรีสอร์ท อาจจำเป็นต้องปรับแต่งหมอนให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น ขนาดพิเศษ โลโก้โรงแรม บรรจุภัณฑ์แบบกำหนดเอง น้ำหนักบรรจุที่แตกต่างกัน และระดับความนุ่มและความแข็งที่หลากหลาย

ควรสรุปข้อกำหนดเหล่านี้ให้เรียบร้อยในระหว่างขั้นตอนการผลิตตัวอย่าง แทนที่จะรอจนกว่าจะเริ่มการผลิตจำนวนมากแล้วค่อยทำการเปลี่ยนแปลง

การจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมสามารถสร้างกระบวนการที่ครอบคลุมได้

ขั้นแรก ให้พิจารณาตำแหน่งที่ตั้งของโรงแรมและความต้องการของแขก จากนั้นจึงกำหนดขนาดหมอนและวัสดุที่ใช้ทำไส้หมอน

ขั้นตอนต่อไปคือ คัดกรองซัพพลายเออร์และขอใบเสนอราคา ตามด้วยการทดสอบตัวอย่าง

เมื่อตัวอย่างได้รับการอนุมัติแล้ว ให้ยืนยันรายละเอียดขั้นสุดท้าย ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ บรรจุภัณฑ์ และกำหนดการส่งมอบ

สุดท้ายนี้ ให้ดำเนินการสั่งซื้อสินค้าจำนวนมาก และใช้ตัวอย่างที่ได้รับการอนุมัติเป็นมาตรฐานสำหรับการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเติมในอนาคต

กระบวนการจัดซื้อนี้ช่วยลดการซื้อซ้ำที่เกิดจากความไม่ตรงกันของผลิตภัณฑ์

FAQ:

โรงแรมควรเลือกซัพพลายเออร์ที่มีราคาต่ำที่สุดสำหรับการจัดซื้อหมอนหรือไม่?

เจ้าหน้าที่จัดซื้อไม่ควรตัดสินใจโดยพิจารณาจากราคาที่ต่ำที่สุดเพียงอย่างเดียว

แนวทางที่สมเหตุสมผลกว่าคือการเปรียบเทียบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ความทนทาน ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ ระยะเวลานำส่ง ความสม่ำเสมอของแต่ละล็อต ความสามารถในการปรับแต่ง และความสามารถในการเติมสต็อกในระยะยาว

ข้อมูลใดบ้างที่ควรระบุไว้ในคำขอใบเสนอราคาสำหรับการจัดซื้อหมอนโรงแรม?

แนะนำให้ระบุประเภทโรงแรม กลุ่มเป้าหมาย จำนวนห้องพัก ขนาดหมอน วัสดุที่ใช้ทำไส้หมอน ระดับความนุ่ม สี โลโก้ วิธีการบรรจุ และปริมาณการสั่งซื้อโดยประมาณ

ยิ่งข้อมูลครบถ้วนมากเท่าไหร่ ผู้จำหน่ายก็จะยิ่งสามารถเสนอราคาและรายละเอียดผลิตภัณฑ์ได้อย่างถูกต้องแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

เมื่อพูดถึงการจัดซื้อหมอนโรงแรมแบบขายส่ง สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือว่าจะสามารถรักษาระดับการจัดหาที่มั่นคงและสม่ำเสมอได้หรือไม่หลังจากการซื้อครั้งแรก