Wie lassen sich die Kosten beim Großeinkauf von Hotelkissen senken? Ein Leitfaden für Einkaufsleiter zur Lieferantenauswahl
Wie lassen sich die Kosten beim Großeinkauf von Hotelkissen senken? Ein Leitfaden für Einkaufsleiter zur Lieferantenauswahl
Welche drei Wörter sind beim Kissenkauf für ein Hotel am gefährlichsten? – „Nur Preise vergleichen.“
Wenn ein Hotel mehrere hundert Kissen kauft, mag ein Lieferant mit einem etwas günstigeren Angebot zunächst eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten. Sollten die Produkte jedoch in uneinheitlichen Größen oder mit unterschiedlichem Füllgewicht geliefert werden oder es bei der Nachbestellung zu Lieferengpässen kommen, können die Folgekosten die anfänglichen Einsparungen bei Weitem übersteigen.
Für Hotelbeschaffungsmanager kommt es beim Kauf von Hotelkissen in großen Mengen daher vor allem auf den Vergleich von Produktpreis, Lebensdauer, Lieferstabilität und langfristigen Wiederauffüllungskosten an.
Warum können sich Hotels nicht ausschließlich auf den Stückpreis von Kissen konzentrieren?
Angenommen, ein Hotelkissen hat einen niedrigen Stückpreis, verliert aber nach längerem Gebrauch schnell seine Form, sodass das Hotel es häufig ersetzen muss.
Ein anderes Produkt mag zwar etwas teurer sein, bietet aber eine gleichbleibende Belastbarkeit und eine längere Lebensdauer.
Aus Sicht der Bestellung erscheint die erste Option günstiger; aus der Sicht des tatsächlichen Hotelbetriebs müssen jedoch auch die Kosten für Arbeitskräfte für Ersatzbeschaffung, Lagerung, Transport, Inventar und Wiederauffüllung berücksichtigt werden.
Daher sollte sich die Hotelbeschaffung stärker auf die langfristigen Besitzkosten konzentrieren.
Mindestbestellmenge beeinflusst Hotelbestand
MOQ steht für Mindestbestellmenge.
Wenn ein Lieferant eine übermäßig große Einzelbestellmenge verlangt, kann das Hotel unter Lagerengpässen leiden.
Ist die Mindestbestellmenge zu niedrig, kann der Lieferant möglicherweise nicht den wettbewerbsfähigsten Preis für große Mengen anbieten.
Folglich sollten Einkaufsmanager eine angemessene Bestellmenge auf der Grundlage der Anzahl der Gästezimmer, der Hotelauslastung, des Jahresverbrauchs und des Sicherheitsbestands ermitteln.
Für neue Hotels: Der anfängliche Kaufplan kann auf der Anzahl der bei der Eröffnung verfügbaren Gästezimmer basieren.
Für bereits in Betrieb befindliche Hotels kann auf Basis historischer Verbrauchsdaten ein jährlicher Beschaffungsplan entwickelt werden.
Chargenkonsistenz ist ein versteckter Schwachpunkt im Hoteleinkauf
Hotelkissen sind Produkte, die eine langfristige Nachbestellung erfordern.
Wenn für den Erstkauf eine bestimmte Spezifikation verwendet wird, der Lieferant aber bei der Wiederauffüllung des Lagers einige Monate später das Füllmaterial, die Abmessungen oder den Bezugsstoff ändert, können merkliche Abweichungen entstehen.
Daher sollte das Beschaffungspersonal das genehmigte Muster nach Bestätigung der Erstbestellung aufbewahren und den Lieferanten verpflichten, nachfolgende Chargen gemäß diesem Muster herzustellen.
Zu den Schlüsselelementen, die stets beibehalten werden müssen, gehören Kissengröße, Füllmaterial, Füllgewicht, Bezugsstoff, Farbe, Festigkeit und Gesamterscheinung.
Die Lieferfähigkeit des Lieferanten ist ebenso wichtig.
In der Hochsaison der Hotellerie oder bei Neueröffnungen von Hotels muss die Bettwäsche pünktlich geliefert werden.
Wenn Kissen nicht rechtzeitig geliefert werden können, kann dies, selbst wenn der Produktpreis niedrig ist, den normalen Hotelbetrieb beeinträchtigen.
Deshalb sollten die Einkäufer bei der Einholung von Angeboten auch nach Produktionsvorlaufzeiten, Mindestbestellmengen (MOQ), Verpackungsmethoden, Lieferzeiten und der Fähigkeit des Lieferanten, zusätzliche Aufträge zu erfüllen, fragen.
Bei Hotelgruppenprojekten ist es außerdem ratsam, sich zu vergewissern, ob der Lieferant die gleichen Spezifikationen auch langfristig einhalten kann.
Die OEM-Anpassung ist ein weiterer Faktor, den die Hotelbeschaffung berücksichtigen muss.
Für Hotelketten : In Luxushotels und Resorts kann eine individuelle Anpassung der Kissen erforderlich sein.
Zum Beispiel Sondergrößen, Hotellogos, individuelle Verpackungen, unterschiedliche Füllgewichte und verschiedene Härtegrade.
Es empfiehlt sich, diese Anforderungen bereits in der Musterphase festzulegen, anstatt mit Änderungen zu warten, bis die Massenproduktion begonnen hat.
Die Hotelbeschaffung kann einen umfassenden Prozess etablieren
Zuerst sollten die Lage des Hotels und die Bedürfnisse der Gäste ermittelt werden, anschließend die Kissenabmessungen und Fülloptionen.
Im nächsten Schritt werden die Lieferanten geprüft und Angebote eingeholt, gefolgt von Stichprobenprüfungen.
Sobald die Muster freigegeben sind, bestätigen Sie die endgültigen Spezifikationen, die Mindestbestellmenge, die Verpackung und den Liefertermin.
Abschließend sollten Sie mit dem Großeinkauf fortfahren und die genehmigten Muster als Standard für zukünftige Wiederauffüllungen verwenden.
Dieser Beschaffungsprozess trägt dazu bei, Wiederholungskäufe aufgrund von Produktinkompatibilitäten zu reduzieren.
FAQ:
Sollte der Hotelkisseneinkauf den günstigsten Lieferanten wählen?
Das Einkaufspersonal sollte seine Entscheidungen nicht allein auf dem niedrigsten Angebot basieren.
Ein sinnvollerer Ansatz ist der Vergleich von Produktqualität, Haltbarkeit, Mindestbestellmenge, Lieferzeit, Chargenkonsistenz, Anpassungsmöglichkeiten und langfristiger Wiederauffüllungskapazität.
Welche Informationen sollten in einer Angebotsanfrage für die Beschaffung von Hotelkissen enthalten sein?
Es wird empfohlen, folgende Angaben zu machen: Hoteltyp, Zielgruppe, Anzahl der Gästezimmer, Kissenabmessungen, Anforderungen an das Füllmaterial, Härtegrad, Farbe, Logo, Verpackungsmethode und geschätzte Bestellmenge.
Je vollständiger die Informationen sind, desto einfacher ist es für Lieferanten, genaue Produktvorschläge und Kostenvoranschläge zu erstellen.
Bei der Beschaffung von Hotelkissen im Großhandel ist die wichtigste Überlegung, ob nach dem Erstkauf eine stabile und konstante Versorgung aufrechterhalten werden kann.
