1. Determinar la estructura organizativa del equipo directivo.
Determinar la estructura organizativa del futuro equipo directivo del hotel según el modelo de gestión hotelera previsto. Esto incluye definir el nivel de toma de decisiones y la gestión del hotel, establecer canales de comunicación entre los gerentes comerciales y los inversores, y definir los formularios y procedimientos para la presentación de informes y la aprobación de las transacciones comerciales.
2.Mejorar las condiciones laborales del equipo directivo
Incluyendo el establecimiento de la ubicación de la oficina preparatoria y la preparación de las condiciones de oficina relacionadas, etc., para crear un buen ambiente para que el equipo de operaciones y gestión realice el trabajo preparatorio.
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3. Elaborar el esquema del plan de desarrollo a mediano y largo plazo del hotel.
La gerencia organiza al equipo de operación y gestión para estudiar y comprender el plan de mercado de pre-planificación para el proyecto hotelero determinado por los inversionistas, asegurar que el propósito del plan de preparación de la operación se alinee con el plan de mercado, implementar la política comercial predefinida y formular el esquema del plan de desarrollo a mediano y largo plazo para el hotel basado en esta idea, que incluye los objetivos a mediano y largo plazo del hotel, las responsabilidades del proyecto hotelero, la idea de alcanzar el objetivo y el plan de control del proceso de gestión.
4.Diseño del nombre y logotipo del hotel
Incluye nombres, fuentes, colores principales y logotipos en chino e inglés del hotel diseñado. Una vez finalizado el diseño, para garantizar que la imagen de mercado no se vea afectada ilegalmente, generalmente es necesario solicitar el registro de marca.
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5. Realizar estudios de mercado y recopilar información relevante.
El partido directivo organiza al personal directivo en varios departamentos para realizar investigaciones sobre el mercado hotelero regional, para comprender el estado de los recursos turísticos regionales, el valor de la producción de la industria hotelera, el número de hoteles, la operación del hotel, los temas circundantes, los hábitos de consumo de los huéspedes y las empresas de restauración y entretenimiento social de una cierta cantidad de escala y la implementación del sistema de precios y perspectivas de desarrollo del mercado hotelero y otra información.
Identificar y analizar competidores o competidores potenciales, centrándose en el análisis de la estructura de la fuente de clientes, el posicionamiento del producto, la política de precios, el precio promedio de la vivienda, la tarifa de alquiler, las características del servicio, las cocinas de catering, las preferencias de bebidas, el consumo per cápita, la configuración de los artículos de entretenimiento y los estándares de envío y otros datos comerciales.
6. Confirmar la estructura del producto y el soporte funcional del hotel.
Incluyendo el tamaño de las habitaciones del hotel, la distribución de los diferentes tipos de habitaciones, el tamaño de las instalaciones de restauración y entretenimiento y las instalaciones de servicios de apoyo relacionadas.
7. Formular la política de precios
Elaborar el sistema de tarifas hoteleras sobre la base del plan de mercado previamente planificado y la investigación de mercado del proyecto hotelero, incluyendo descripciones de precios y costos de todos los artículos sujetos a cargos para los huéspedes, así como descripciones relevantes de la política de precios y control de precios, etc.
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8. Elaboración del perfil del hotel
El perfil del hotel durante el período de preparación del proceso se utiliza principalmente para el reclutamiento y capacitación del personal y la promoción de inversiones en proyectos de alquiler externo del hotel.
El perfil del hotel incluye: nombre del hotel, tipo, presentación del inversor, modo de gestión, instalaciones básicas para el cliente, ubicación geográfica, recursos turísticos circundantes, dirección comercial, código postal, número de teléfono de reservas, fax, sitio web, lista de tarifas de habitaciones, características comerciales, etc.
Según la situación específica de la estructura de origen del cliente, también hay anotaciones en inglés, japonés, coreano u otros idiomas.
9. La elaboración del plan de negocios anual del hotel
Basado en el plan de mercado previamente planificado del proyecto hotelero y las conclusiones de la investigación de mercado, que incluye aproximadamente 11 contenidos principales:
Descripción general de la gestión empresarial, objetivos del negocio hotelero, control de costos, análisis de productos, identificación de mercado, segmentación de mercado y selección de mercado, selección de estrategia comercial, estrategia comercial principal, estrategia de desarrollo de productos (diseño funcional general y posicionamiento del producto), estrategia de marketing, plan de implementación del plan de negocios, etc.
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10. Compilar la organización del hotel
Establezca el sistema de organización según el plan de negocios del hotel y detalle la gestión y las directrices de gestión. El nivel de gestión hotelera se divide generalmente en cuatro partes: la capa de toma de decisiones, la capa de gestión, la capa ejecutiva y la capa operativa.
Los diferentes tipos y estándares de hotel tienen diferentes niveles de gestión. La gerencia debe diseñar y diseñar el organigrama general del hotel según la situación real. Al determinar el empleo, se debe tener en cuenta la situación del mercado hotelero y la preparación del departamento en el plan de negocios, y se deben respetar los siguientes límites. El personal debe considerar el impacto de los costos laborales en los resultados operativos del hotel, y la proporción entre el número de habitaciones y el número de empleados debe cumplir con la Ley de Desarrollo Hotelero.
11. Elaborar el sistema de dotación de personal del hotel
Organice razonablemente los turnos y horarios de trabajo del personal según el horario laboral y de oficina de cada departamento del hotel. El sistema de dotación de personal del hotel debe cumplir con las leyes y regulaciones de los departamentos nacionales y locales de trabajo y seguridad social. El hotel debe describir el sistema pertinente en el manual del empleado.
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12. Elaboración del sistema salarial
De acuerdo con la situación actual del hotel y su estructura, se aprueban los estándares salariales del personal de todos los niveles, y la estructura salarial se planifica de forma razonable. La distribución de las diferencias de puntuación se basa en el principio de "cuanto más trabajo, más beneficios, y los beneficios primero".
13. Nombramiento de personal
El número de candidatos designados se aprueba según la organización y el personal del hotel. Además del sistema de reclutamiento del hotel, los departamentos comerciales pertinentes establecerán criterios de selección para aprovechar al máximo el mercado de talento del hotel y los distritos vecinos, y captar estudiantes de escuelas de turismo. El informe de preparación previa a la apertura indica la hora de llegada de los reclutadores correspondientes. En departamentos comerciales altamente especializados, como la cocina, el equipo puede organizarse con un pago único para garantizar la calidad general de los empleados y la calidad del servicio.
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14. Elaborar el presupuesto para la operación de preapertura del hotel.
Generalmente, existen varios conceptos principales que se utilizan en la preparación y el diseño del proceso de apertura de un hotel: cuota de puesta en marcha, cuota de contratación y capacitación del personal, cuota de diseño del logotipo, cuota de la ceremonia de apertura, salario del personal, transporte, inspección, comunicación, alojamiento, oficina y otros gastos. Tras determinar el presupuesto inicial para la operación del hotel antes de su apertura, se puede solicitar al inversor esta parte de los fondos. Considerando las posibles incertidumbres, se debe añadir una parte de los gastos imprevistos, que representa aproximadamente el 10% de los gastos totales. Los fondos preoperativos antes de la apertura del hotel generalmente deben aplicar el principio de "uso amplio, uso restringido" para maximizar el ahorro de costos y la rentabilidad.
15. Recopilación de los distintos sistemas de gestión, estándares de servicio y procedimientos operativos del hotel.
De acuerdo con el plan de negocios y los requisitos de gestión del hotel, compilar el sistema de gestión del hotel, los estándares de servicio y los procedimientos operativos, e incorporarlos al "Manual de Operaciones del Hotel", que se implementará después de su aprobación.
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16. Preparativos preliminares para el área de logística de personal
Antes de contratar personal, se deben realizar preparativos logísticos, incluida la ubicación del alojamiento, las clases de capacitación, los suministros de capacitación, el personal de servicio y los sistemas de gestión logística relacionados.
17. Elaboración de un plan de formación integral para el hotel
El plan de capacitación incluye capacitación profesional para personal directivo, capacitación de inducción para empleados, capacitación en etiqueta, capacitación en estándares de calidad de servicio, capacitación en conocimiento empresarial, capacitación en seguridad contra incendios, capacitación en higiene alimentaria y capacitación sobre leyes y regulaciones relacionadas, etc.
18. Implementación del plan de capacitación
De acuerdo con los requisitos del plan de capacitación, se presentan diversas etapas de los cursos de capacitación, que se dividen en cursos generales, cursos profesionales y cursos prácticos. Durante el proceso de implementación, se deben incluir los requisitos de capacitación, la duración, la organización del curso, la investigación del impacto de la capacitación, las pruebas de la fase de capacitación y otros planes de implementación para garantizar la implementación efectiva del plan de capacitación.
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19. Revisión de la sala modelo
El equipo de gestión solicita al equipo de construcción del hotel que proporcione habitaciones modulares para diferentes tipos de habitaciones de hotel, para el diseño de la habitación, la configuración de los muebles, los sanitarios del baño, los artefactos de iluminación, la composición de los artículos de tocador, la composición de las telas de algodón, los electrodomésticos, los accesorios de las obras de arte, el aire acondicionado y el sistema de escape, y las instalaciones contra incendios, los sistemas de bloqueo de puertas, los equipos antirrobo, etc., establecen requisitos específicos, sellando la puerta después de pasar el examen como estándar para la aceptación.
20. Elaborar un plan de compras de suministros para la empresa.
Prepare un plan de compras de acuerdo con el plan de negocios anterior y la posición del hotel en el mercado. El alcance de la compra incluye suministros de oficina, telas de algodón, electrodomésticos, equipos audiovisuales para conferencias, vehículos de servicio en tienda, cristalería, equipos mecánicos y eléctricos, suministros de limpieza, materiales impresos, suministros para huéspedes, estanterías para muebles, herramientas, suministros para el alojamiento del personal, suministros de cocina varios, materias primas alimentarias, materias primas para condimentos frescos, adornos artesanales, software de sistemas de gestión, dispositivos contra incendios, herramientas de seguridad, piezas decorativas, dispositivos de recuperación de tierras áridas, vehículos de bajo valor y fáciles de usar, y otros fines. Al preparar un plan de compras para suministros comerciales, se deben marcar detalles como el nombre del producto, la cantidad, las especificaciones, el origen de la marca, los requisitos de calidad, el precio estimado, el ciclo de compra y el tiempo de llegada.
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21. Ayudar al inversor a revisar y confirmar el plan de selección de equipos del hotel.
Para facilitar la apertura, el uso y el mantenimiento, la gerencia del hotel debe colaborar con el inversor para realizar una buena selección de equipos. El plan de selección de equipos del hotel incluye principalmente proyectos como equipos de ingeniería mecánica y eléctrica, equipos contra incendios, mobiliario, equipos de cocina, equipos de lavandería, equipos de comunicación, máquinas de limpieza, software de sistemas de gestión y sistemas de cerraduras inteligentes.
22. Implementación del plan de compras
El inversor puede implementar el plan de compras específico presentando ofertas según los diferentes proyectos de adquisición, y la administración es responsable de determinar la calidad de las muestras. Debido a las diferentes escalas de la oferta del mercado en las distintas regiones, algunos pequeños problemas del proyecto de adquisición también pueden resolverse mediante la autocolección local para ahorrar costos de adquisición.
23. Ordenar los números de las habitaciones
Los números de habitación se asignan según las condiciones de la planta del hotel. Al organizarlos, se debe tener en cuenta la cantidad de tabúes para los consumidores nacionales e internacionales. Por ejemplo, la mayoría de los huéspedes europeos y estadounidenses rechazan el número "13", los huéspedes italianos consideran que el número "17" trae mala suerte y los huéspedes chinos rechazan el número "4". La secuencia numérica debe clasificarse de manera uniforme, y a las habitaciones del mismo tipo en diferentes plantas se les debe asignar el mismo sufijo numérico para facilitar la identificación de los huéspedes y el personal del hotel.
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24. Asignación de recursos de números de teléfono de hotel
Coordinar los recursos de números telefónicos, dividir los números de línea correspondientes para uso de los huéspedes y uso personal, planificar la distribución de números de marcación directa y números de extensión, formular reglas para el uso de números telefónicos de hotel para uso personal.
25. Elaborar el plan de marketing detallado y el plan de implementación para el departamento operativo.
Sobre la base del plan de operaciones, perfeccionar el plan de marketing del departamento de operaciones, incluido el plan de promoción de apertura, el plan de emisión de tarjetas VIP, el plan de marketing del restaurante, el plan de promoción del festival, etc.
26. Elaboración del presupuesto operativo
El presupuesto operativo se elabora con base en el plan operativo, y el cálculo de los ingresos, costos, gastos y beneficios operativos, así como otros elementos de la gestión del departamento de operaciones y del departamento de administración del hotel, se realiza mediante tablas tradicionales. El presupuesto operativo se planifica y formula inicialmente para su análisis, y sus resultados deben ser ligeramente superiores a la rentabilidad esperada por el inversor. El presupuesto operativo aprobado para su implementación se ajustará trimestral o semestralmente en función de la evolución real de las operaciones y del mercado durante el proceso de implementación.
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27. Elaboración del plan de operación y decoración del hotel
El plan de operación y decoración incluye el plan maestro de selección de colores del hotel, el plan de decoración de flores y plantas verdes, el plan de colocación de obras de arte, el plan de colocación de pintura decorativa, etc. El enfoque principal del diseño está en la decoración de los alrededores del hotel, la decoración del vestíbulo, la decoración de las habitaciones, la decoración del comedor, la decoración del ocio y las luces de decoración del área pública.
28. Diseño del Hotel VI
Los hoteles suelen solicitar a empresas profesionales que propongan planes de diseño para sistemas de VI. Estos planes incluyen principalmente logotipos, tipografías en inglés, colores temáticos, diseño de luces de neón, logotipos impresos, diseño de señalización, ubicación de material gráfico, etc.
29. Tramitación de los procedimientos de aprobación administrativa para la apertura de una empresa
La mayor parte de la información sobre la gestión de los trámites administrativos la proporciona el inversor, y la administración tiene poca información al respecto, por lo que suele ayudarle en este negocio. Los hoteles operan en diferentes ubicaciones, y los departamentos gubernamentales tienen distintos requisitos para que las empresas hoteleras soliciten su establecimiento. Los hoteles pueden realizar los trámites pertinentes según las condiciones locales.
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30 Después de la implementación del plan de planificación y construcción de adquisiciones del almacén del hotel
La administración debe instar a la parte constructora del proyecto a finalizar las obras del almacén del hotel con antelación, y planificar y construir razonablemente los distintos departamentos y almacenes del hotel. El almacén general del hotel debe elaborar un plan correspondiente para la recepción de los artículos adquiridos. Las instalaciones y equipos, como estanterías y vehículos de recogida, en el área del almacén deben llegar con antelación.
31. Finalización del Plan de Compras
Tras la implementación del plan de compras, una gran cantidad de materiales y artículos llegarán al almacén uno a uno. La gerencia debe organizar al personal para recibir e inspeccionar la mercancía según la hora de llegada de los distintos artículos del plan de compras, y una persona especial debe ser responsable del registro de la mercancía.
El almacenamiento, la comunicación directa y la colocación de los artículos se llevan a cabo por todos los departamentos según el plan de compras. Al almacenar los artículos, se debe prestar atención a su vida útil y a los métodos de almacenamiento para reducir las pérdidas. La gerencia del hotel también debe localizar el lugar de almacenamiento de residuos y cajas de embalaje, y enviar un equipo de limpieza especial para clasificar y gestionar los residuos reciclables.
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32. Contabilidad y teneduría de libros de activos fijos
Tras la llegada de los diversos equipos y materiales adquiridos, el hotel debe verificar todos los activos fijos y gestionar adecuadamente las cuentas de primer nivel y la contabilidad. También debe gestionar las cuentas detalladas de segundo nivel de cada departamento, así como establecer el sistema de custodia y el sistema de gestión de activos en todos los niveles, y verificar el plazo para el inventario de activos fijos.
33. Cooperación con el inversor en la cuádruple aceptación de la construcción del proyecto hotelero
La administración colaborará con el inversor para participar en la aceptación cuádruple de la calidad del proyecto hotelero, organizada por la entidad que aprobó el proyecto, el inversor, el constructor y el responsable del proyecto. El objetivo principal de la aceptación administrativa es verificar si la calidad y el proceso de construcción de las habitaciones y otras áreas funcionales cumplen con los estándares. Entre ellos, el criterio de aceptación de las habitaciones consiste en verificar si los estándares de construcción son compatibles con el proceso habitual de construcción.
Dado que la administración es la usuaria de las instalaciones del hotel, el informe de aceptación debe conservarse, copiarse y guardarse oportunamente. Si se detectan problemas de calidad en la construcción, se debe contactar oportunamente al organismo de construcción para planificar el plan de subsanación y el plazo de ejecución.
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34. Recepción de llaves de hotel
La mayor parte de las obras de construcción del hotel que recibe las llaves se realizan mediante un proyecto llave en mano. Una vez que el autor del proyecto entrega las llaves a la gerencia, la obra se considera finalizada. La gerencia del hotel puede designar al departamento de seguridad para que se encargue de la entrega de las llaves junto con la parte constructora. Los operadores deben revisarlas una por una, registrarlas y archivarlas, conservar las llaves de repuesto para uso de los diferentes departamentos y desarrollar un sistema de gestión de llaves con la máxima responsabilidad.
35. Realice copias de seguridad y archive los dibujos de ingeniería completados.
Los planos de ingeniería completos constituyen la información directa más importante para el hotel, con vistas a futuras tareas de mantenimiento y renovación. El hotel deberá conservar, respaldar y archivar los planos correctamente completados. La administración del hotel podrá designar al departamento administrativo para que se encargue de respaldar y entregar los planos del proyecto completos a las partes inversora y constructora. Tras la entrega, todos los planos deberán registrarse y archivarse, y se deberá establecer el sistema de gestión y archivo correspondiente.
36. Recibir datos de equipos mecánicos y eléctricos
El departamento de ingeniería del hotel es responsable de entregar los datos de los equipos eléctricos y mecánicos a la parte constructora para su recepción. Tras recibir la información pertinente, esta debe registrarse y guardarse, y el departamento comercial correspondiente determinará el período de garantía y el plan de mantenimiento de todos los equipos según la situación real.
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37. La organización del plan de recuperación de terrenos baldíos del hotel
El plan de recuperación de terrenos baldíos generalmente se divide en tres tiempos:
1. La recuperación de tierras áridas y gruesas, el trabajo principal es la eliminación de residuos de construcción fuera y dentro del hotel y la limpieza de esquinas muertas;
2. Buena recuperación de tierras estériles, la tarea principal es asegurarse de que todas las áreas del hotel estén limpias. Los estándares de higiene cumplen con los estándares;
3. La recuperación es para inspección y planificación, el trabajo principal es limpiar la cola y colocar los artículos, para que el hotel pueda alcanzar el estado de recogida del cliente.
38. Solicitud de capital de trabajo
El equipo de gestión del hotel debe verificar el monto del capital de trabajo del hotel de acuerdo con el presupuesto operativo aprobado, formular un plan para el uso del capital de trabajo y presentarlo al inversor en forma de solicitud escrita.
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39- Plan de Ceremonia de Apertura La Apertura
El plan de la ceremonia incluye la hora de la ceremonia inaugural, el lugar, los participantes, el anfitrión, los invitados a la inauguración, la ceremonia, las actividades de la celebración, la planificación del lugar, la publicidad, los métodos de visita, los preparativos del banquete, los acompañantes, los procedimientos de bienvenida y entrega, los obsequios de la celebración, la entrega de invitaciones, la gestión del vehículo y otros asuntos específicos. 40. Crear una cuenta de operaciones. El departamento financiero del hotel debe gestionar el uso razonable de los fondos de acuerdo con el capital de trabajo asignado por el inversor, crear una cuenta de operaciones del hotel y realizar un buen análisis y publicación de los indicadores del presupuesto operativo.
41 Operación de equipos de hotel
El área de equipamiento del hotel consiste en realizar una prueba de funcionamiento del equipo, que incluye principalmente la operación de equipos como distribución eléctrica, aire acondicionado, suministro de agua y desagüe, sistemas electromecánicos, iluminación, telecomunicaciones, cocina, lavandería, etc. Durante el proceso de depuración, se deben considerar exhaustivamente los problemas de funcionamiento, goteos, fugas y seguridad que puedan surgir durante la operación del equipo. Tras la puesta en servicio, se debe notificar al equipo de construcción para que asista y se deben desarrollar planes de contingencia.
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42. Limpieza de paredes exteriores y tratamiento insecticida
Contacte con una empresa de limpieza profesional para limpiar las paredes exteriores del hotel antes de abrirlo, y comuníquese con el departamento local de salud y prevención de epidemias para realizar trabajos de control de insectos y uso de insecticidas dentro y fuera del hotel.
43. Operación de prueba a plena carga
La gerencia del hotel organiza varios departamentos para realizar una prueba de funcionamiento a plena carga de 48 horas y, al mismo tiempo, formula planes de emergencia. Todo el personal del hotel está de servicio según sus turnos habituales. Durante la prueba de funcionamiento a plena carga, todos los departamentos deben informar los problemas a tiempo y abordarlos de acuerdo con los planes de emergencia. La prueba de funcionamiento a plena carga es el último entrenamiento importante antes de la apertura del hotel. Durante este período, la gerencia puede invitar a inversores y expertos del sector a probar el hotel y recopilar sus opiniones sobre las instalaciones, el equipo y los servicios, para preparar mejor las operaciones previas a la apertura.
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44. Implementación de la ceremonia de apertura
La administración del hotel implementará la ceremonia de apertura paso a paso de acuerdo con el plan de ceremonia de apertura aprobado por el inversor y hará todos los preparativos para la apertura del hotel.
En este punto, la operación de preapertura del proyecto hotelero ha llegado a su fin y el hotel entrará oficialmente en el período de operación del mercado.