1. Determine a estrutura organizacional da equipe de gestão.
Determinar a estrutura organizacional da futura equipe de gestão do hotel de acordo com o modelo de gestão hoteleira previsto. Isso inclui definir o nível de tomada de decisão e a gestão do hotel, estabelecer canais de comunicação entre os gestores e os investidores, e definir formulários e procedimentos para relatar e aprovar transações comerciais.
2. Melhorar as condições de trabalho da equipe de gestão.
Incluindo o estabelecimento da localização do escritório preparatório e a preparação das condições de escritório relacionadas, etc., para criar um bom ambiente para que a equipe de operação e gestão realize o trabalho preparatório.
Lobby do hotel
3. Elabore o esboço do plano de desenvolvimento de médio e longo prazo do hotel.
A administração organiza a equipe de operação e gestão para estudar e compreender o plano de mercado prévio ao projeto hoteleiro, definido pelos investidores, garantindo que o objetivo do plano de preparação operacional esteja alinhado com o plano de mercado, implementando a política de negócios predefinida e formulando o esboço do plano de desenvolvimento de médio e longo prazo para o hotel com base nessa ideia. Este plano inclui as metas de médio e longo prazo do hotel, as responsabilidades do projeto, a estratégia para alcançar essas metas e o plano de controle do processo de gestão.
4. Criação do nome e logotipo do hotel
Incluindo nomes em chinês e inglês, fontes, cores principais e logotipos do hotel projetado. Após a conclusão do projeto, para garantir que a imagem de mercado não seja violada ilegalmente, geralmente é necessário solicitar o registro da marca.
Restaurante do hotel
5. Realizar pesquisas de mercado e coletar informações relevantes.
A administração organiza a equipe de gestão em vários departamentos para realizar pesquisas sobre o mercado hoteleiro regional, a fim de compreender o estado dos recursos turísticos regionais, o valor da produção da indústria hoteleira, o número de hotéis, a operação hoteleira, os temas relacionados, os hábitos de consumo dos hóspedes e a quantidade de empresas de alimentação e entretenimento de determinada escala, bem como a implementação do sistema de preços e perspectivas para o desenvolvimento do mercado hoteleiro, entre outras informações.
Identificar e analisar potenciais concorrentes ou concorrentes, com foco na análise da estrutura da fonte de clientes, posicionamento do produto, política de preços, preço médio de imóveis residenciais, valor do aluguel, características do serviço, tipos de culinária oferecidos em restaurantes, preferências de bebidas, consumo per capita, opções de entretenimento, padrões de entrega e outros dados comerciais.
6. Confirme a estrutura do produto e o suporte funcional do hotel.
Incluindo o tamanho dos quartos de hotel, a disposição dos diferentes tipos de quartos, o tamanho das instalações de alimentação e entretenimento e as instalações de serviços de apoio relacionadas.
7. Formular a política de preços
Elabore o sistema de tarifas do hotel com base no plano de mercado pré-estabelecido e na pesquisa de mercado do projeto hoteleiro, incluindo descrições de preços e custos de todos os itens sujeitos a cobrança para os hóspedes, bem como descrições relevantes da política de preços e controle de preços, etc.
Quarto de hotel
8. Preparação do perfil do hotel
O perfil do hotel durante o período de preparação do processo é utilizado principalmente para o recrutamento e treinamento de pessoal e para a promoção de investimentos em projetos de locação externa do hotel.
O perfil do hotel inclui: nome do hotel, tipo, apresentação do investidor, modelo de gestão, instalações básicas para hóspedes, localização geográfica, atrações turísticas próximas, endereço comercial, CEP, telefone para reservas, fax, site, tabela de preços dos quartos, características do negócio, etc.
De acordo com a situação específica da estrutura de origem do cliente, também existem anotações em inglês, japonês, coreano ou outro idioma.
9. Elaboração do plano de negócios anual do hotel
Com base no plano de mercado pré-elaborado para o projeto hoteleiro e nas conclusões da pesquisa de mercado, que inclui aproximadamente 11 itens principais:
Visão geral da gestão de negócios, objetivos do negócio hoteleiro, controle de custos, análise de produtos, identificação de mercado, segmentação e seleção de mercado, seleção da estratégia de negócios, estratégia central do negócio, estratégia de desenvolvimento de produtos (design funcional geral e posicionamento do produto), estratégia de marketing, plano de implementação do plano de negócios, etc.
Conjuntos de roupa de cama de hotel
10. Elabore a organização do hotel.
Estruture o sistema organizacional de acordo com o plano de negócios do hotel e detalhe a gestão e as diretrizes administrativas. A gestão hoteleira geralmente se divide em quatro níveis: o decisório, o gerencial, o executivo e o operacional.
Diferentes tipos e padrões de hotéis exigem diferentes níveis de gestão. A administração deve elaborar o organograma geral do hotel de acordo com a situação atual. Ao definir o quadro de funcionários, deve-se levar em consideração a situação do mercado hoteleiro e o planejamento estratégico dos departamentos, respeitando os seguintes limites: o impacto dos custos trabalhistas nos resultados operacionais do hotel, e a proporção entre o número de quartos e o número de funcionários deve estar em conformidade com a legislação hoteleira.
11. Elabore o sistema de dimensionamento de pessoal do hotel.
Organize os turnos e horários de trabalho dos funcionários de forma adequada, levando em consideração o horário de funcionamento e expediente de cada departamento do hotel. O sistema de gestão de pessoal do hotel deve estar em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas e previdenciárias nacionais e locais. O hotel deve descrever o sistema pertinente no manual do funcionário.
Conjuntos de roupa de cama estampados para hotel
12. Elaboração do sistema salarial
Levando em consideração a situação real do local de operação do hotel e o seu formato, os padrões salariais dos funcionários em todos os níveis foram aprovados, e a estrutura salarial foi planejada de forma racional. A distribuição das diferenças salariais baseia-se no princípio de que quanto mais trabalho, mais benefícios, e os benefícios vêm em primeiro lugar.
13. Nomeação de pessoal
De acordo com a organização e a equipe do hotel, o número de contratados foi aprovado. Além do sistema de recrutamento do hotel, os departamentos comerciais relevantes divulgarão critérios de recrutamento de pessoal para aproveitar ao máximo o mercado de talentos do hotel e dos distritos vizinhos, buscando também estudantes de escolas de turismo: o cronograma de preparação para a inauguração inclui a data de chegada dos recrutadores correspondentes. Para departamentos altamente especializados, como a cozinha, a equipe pode ser organizada de forma integrada para garantir a qualidade geral dos funcionários e a qualidade do serviço.
Colcha de hotel
14. Elabore o orçamento para a operação pré-inaugural do hotel.
Geralmente, existem vários itens principais utilizados no planejamento e na concepção do processo de abertura de um hotel: taxa de abertura, taxa de recrutamento e treinamento de pessoal, taxa de criação do logotipo, taxa de cerimônia de inauguração, salário da equipe, transporte, inspeção, comunicação, hospedagem, escritório e outras despesas relacionadas. Após a definição do orçamento inicial para a operação do hotel, antes da inauguração, uma solicitação para essa parte dos fundos pode ser submetida ao investidor. Levando em consideração as possíveis incertezas, deve-se adicionar uma margem para despesas imprevistas, que corresponde a cerca de 10% do total. Os fundos pré-operacionais, antes da inauguração do hotel, devem, em geral, seguir o princípio de "uso amplo e uso restrito" para maximizar a economia de custos e o lucro.
15. Compilação dos diversos sistemas de gestão, padrões de serviço e procedimentos operacionais do hotel.
De acordo com o plano de negócios e os requisitos de gestão do hotel, compile o sistema de gestão hoteleira, os padrões de serviço e os procedimentos operacionais, e incorpore-os ao "Manual de Operações do Hotel", que será implementado após aprovação.
Colcha de hotel
16. Preparativos preliminares para a área de logística de pessoal
Antes da contratação de pessoal, devem ser feitos os preparativos logísticos, incluindo a localização de alojamento, turmas de formação, materiais de formação, pessoal de apoio e sistemas de gestão logística relacionados.
17. Elaboração de um plano de treinamento abrangente para o hotel.
O plano de treinamento inclui capacitação profissional para a equipe de gestão, integração de novos funcionários, etiqueta profissional, padrões de qualidade de serviço, conhecimento de negócios, segurança contra incêndio, higiene alimentar e leis e regulamentos pertinentes, entre outros.
18. Implementação do plano de treinamento
De acordo com os requisitos do plano de treinamento, são apresentadas diversas etapas de cursos de capacitação, divididas em cursos gerais, cursos profissionais e cursos práticos operacionais. Durante o processo de implementação, é necessário incluir no planejamento da capacitação de instrutores, requisitos de treinamento, duração do treinamento, organização do curso, avaliação do impacto do treinamento, testes durante a fase de treinamento e outros aspectos para garantir a eficácia do plano.
Travesseiro de hotel
19. Avaliação do quarto modelo
A equipe de gestão solicita à equipe de construção do hotel o fornecimento de quartos modulares para diferentes tipos de acomodações, especificando os requisitos para o layout, configuração dos móveis, louças sanitárias, luminárias, itens de cortesia, tecidos, eletrodomésticos, acessórios de arte, sistemas de ar condicionado e exaustão, equipamentos de combate a incêndio, fechaduras, dispositivos antifurto, etc. A empresa define requisitos específicos, e a porta só será lacrada após a aprovação na inspeção, que servirá como padrão de aceitação.
20. Elabore um plano de compras para suprimentos comerciais.
Elabore um plano de compras de acordo com o plano de negócios anterior e o posicionamento do hotel no mercado. O escopo da compra inclui materiais de escritório, tecidos de algodão, eletrodomésticos, equipamentos audiovisuais para conferências, veículos de serviço para a loja, artigos de vidro, equipamentos mecânicos e elétricos, materiais de limpeza, materiais impressos, suprimentos para hóspedes, estantes para móveis, ferramentas, suprimentos para alojamento de funcionários, suprimentos diversos de cozinha, matérias-primas alimentícias, matérias-primas para temperos frescos, artigos de decoração para artesanato, software de sistema de gestão, equipamentos de combate a incêndio, ferramentas de segurança, peças decorativas, dispositivos para recuperação de terrenos áridos, itens de baixo valor e fáceis de usar, veículos e outros fins. Ao elaborar um plano de compras para suprimentos comerciais, detalhes como nome do produto, quantidade, especificações, origem da marca, requisitos de qualidade, preço estimado, ciclo de compra e data de chegada devem ser indicados.
Travesseiro de hotel
21. Auxiliar o investidor na revisão e confirmação do plano de seleção de equipamentos do hotel.
Para facilitar a abertura, utilização e manutenção, a administração do hotel deve cooperar com o investidor para realizar uma boa seleção de equipamentos. O plano de seleção de equipamentos para o hotel inclui principalmente projetos como equipamentos mecânicos e elétricos de engenharia, equipamentos de combate a incêndio, mobiliário, equipamentos de cozinha, equipamentos de lavanderia, equipamentos de comunicação, máquinas de limpeza, software de sistema de gestão e sistemas inteligentes de fechaduras de portas.
22. Implementação do plano de compras
O investidor pode implementar o plano de compras específico, apresentando propostas de acordo com diferentes projetos de aquisição, sendo a responsabilidade da gestão determinar a qualidade das amostras. Devido às diferentes escalas de oferta de mercado em diferentes regiões, alguns itens de menor porte no projeto de aquisição também podem ser resolvidos por meio de coleta local própria, reduzindo os custos de compra.
23. Ordenação dos números dos quartos
A numeração dos quartos é organizada de acordo com o andar do hotel. Ao fazer essa organização, deve-se levar em consideração os tabus numéricos comuns para hóspedes nacionais e internacionais. Por exemplo, a maioria dos hóspedes europeus e americanos evita o número "13", os hóspedes italianos consideram o número "17" como azarado e os hóspedes chineses evitam o número "4". A sequência numérica deve ser uniforme e quartos do mesmo tipo em andares diferentes devem receber o mesmo sufixo numérico para facilitar a identificação por parte dos hóspedes e da equipe do hotel.
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Travesseiro de hotel
24. Alocação de recursos de números de telefone de hotéis
Coordenar os recursos de números de telefone, dividir os números de linha correspondentes para uso dos hóspedes e uso pessoal, planejar a distribuição de números de discagem direta e ramais, formular regras para o uso dos números de telefone do hotel para fins pessoais.
25. Elabore o plano de marketing detalhado e o plano de implementação para o departamento operacional.
Com base no plano operacional, refine o plano de marketing do departamento de operações, incluindo o plano de promoção de inauguração, o plano de emissão de cartões VIP, o plano de marketing do restaurante, o plano de promoção de festivais, etc.
26. Elaboração do orçamento operacional
O orçamento operacional é elaborado com base no plano operacional, e o cálculo da receita operacional, custos operacionais, despesas operacionais, lucro operacional e outros itens dos departamentos de operação e gestão do hotel é realizado por meio de tabelas tradicionais. O orçamento operacional é inicialmente planejado e formulado para discussão, e os resultados orçamentários devem ser ligeiramente superiores ao retorno sobre o investimento esperado pelo investidor. O orçamento operacional aprovado para implementação será ajustado trimestralmente ou semestralmente, de acordo com a operação real e as mudanças de mercado durante o processo de implementação.
Colchão de hotel
27. Elaboração do plano de operação e decoração do hotel
O plano de operação e decoração inclui o plano geral de cores do hotel, o plano de decoração com flores e plantas, o plano de disposição de obras de arte, o plano de disposição de pinturas decorativas, etc. O foco principal do projeto está na decoração dos arredores do hotel, na decoração do lobby, na decoração dos quartos, na decoração da área de refeições, na decoração das áreas de lazer e na iluminação das áreas públicas.
28. Projeto do Hotel VI
Geralmente, os hotéis convidam empresas especializadas para elaborar projetos de identidade visual. Esses projetos incluem principalmente logotipos do hotel, fontes em inglês, cores temáticas, design de iluminação neon, logotipos impressos, design de sinalização, posicionamento de obras de arte, etc.
29. Lidar com os procedimentos de aprovação administrativa para abertura de um negócio
A maior parte das informações sobre os procedimentos administrativos é fornecida pelo investidor, e a administração pública geralmente tem pouco conhecimento a esse respeito, por isso, muitas vezes, auxilia o investidor nesse processo. Diferentes hotéis operam em diferentes locais, e os órgãos governamentais têm requisitos distintos para que as empresas hoteleiras solicitem autorização para operar. Os hotéis podem seguir os procedimentos relevantes de acordo com as condições locais específicas.
Colchão de hotel
30 Após a implementação do plano de planejamento de aquisição e construção do armazém do hotel
A responsabilidade pela gestão do hotel deve instar a construtora responsável pela obra a concluir antecipadamente os trabalhos de construção do depósito, planejando e construindo de forma racional os diversos departamentos e depósitos do hotel. É necessário elaborar um plano específico para o depósito principal do hotel, bem como para o recebimento dos itens adquiridos. Os equipamentos, como prateleiras e veículos de coleta, devem chegar à área do depósito antes do prazo previsto.
31. Conclusão do Plano de Compras
Após a implementação do plano de compras, um grande número de materiais e itens chegará à loja gradualmente. A gerência deverá organizar a equipe para receber e inspecionar as mercadorias de acordo com a data de chegada de cada item no plano de compras, e uma pessoa específica deverá ser responsável pelo registro das mercadorias.
O armazenamento, a comunicação direta, a localização e a disposição dos itens são realizados por todos os departamentos de acordo com o plano de compras. Ao armazenar os itens, deve-se atentar para o prazo de validade e os métodos de armazenamento adequados para minimizar perdas. A administração do hotel também deve localizar o local de armazenamento de resíduos e embalagens descartáveis, e designar uma equipe de limpeza especializada para separar e tratar os materiais recicláveis.
roupão de hotel
32. Contabilidade e escrituração de ativos fixos
Após a chegada dos diversos equipamentos e materiais adquiridos, o hotel deve verificar e conferir todos os seus ativos fixos, gerenciando adequadamente a contabilidade de primeiro nível. Em segundo lugar, deve elaborar contas detalhadas para cada departamento, implementar um sistema de custódia e gestão de ativos em todos os níveis e verificar o prazo para o inventário dos ativos fixos.
33. Cooperação com o investidor na aceitação quádrupla da construção do projeto hoteleiro.
A administração do empreendimento cooperará com o investidor para participar da avaliação de qualidade do projeto hoteleiro, organizada por quatro partes: a entidade responsável pela aprovação do projeto, o investidor, a construtora e o administrador do projeto. O principal objetivo da avaliação de qualidade é verificar se a qualidade e o processo construtivo dos quartos e demais áreas funcionais atendem aos padrões exigidos. Dentre os critérios de avaliação dos quartos, está a compatibilidade dos padrões de construção com os processos típicos de quartos.
Como a administração do hotel é a usuária efetiva das instalações, o relatório de aceitação deve ser devidamente arquivado, copiado e armazenado em tempo hábil. Caso sejam detectados problemas de qualidade na construção, a empresa responsável pela obra deve ser contatada imediatamente para elaborar um plano de correção e definir o cronograma de implementação.
roupão de hotel
34. Receber as chaves do hotel
Na maioria dos casos, a construção de um hotel que recebe as chaves é feita no modelo "chave na mão", e após a entrega das chaves pelo idealizador do projeto à administração, a obra é considerada concluída. A administração do hotel pode designar o departamento de segurança para entregar as chaves à equipe responsável pela construção. Os operadores de segurança devem verificar cada chave individualmente, registrá-las e arquivá-las, mantendo chaves reservas para uso dos diferentes departamentos e implementando um sistema de gestão de chaves rigoroso e responsável.
35. Fazer backup e arquivar os desenhos de engenharia concluídos.
Os desenhos de engenharia finalizados são a informação direta mais importante para o hotel em futuras manutenções e reformas. O hotel deve manter, fazer backup e arquivar adequadamente os desenhos finalizados. A administração do hotel pode designar o departamento administrativo para se responsabilizar pelo backup e entrega dos desenhos do projeto finalizado à empresa investidora e construtora. Após a entrega, todos os desenhos devem ser registrados e arquivados, e um sistema de gerenciamento e arquivamento de desenhos adequado deve ser formulado.
36. Receber dados de equipamentos mecânicos e elétricos
O departamento de engenharia do hotel é responsável por repassar os dados dos equipamentos elétricos e mecânicos à empresa investidora e construtora, para que esta receba os dados dos equipamentos elétricos. Após o recebimento das informações relevantes, estas devem ser registradas e arquivadas, e o departamento comercial responsável definirá o período de garantia e o plano de manutenção para todos os equipamentos, de acordo com a situação atual.
Toalha de hotel
37. A organização do plano de recuperação de terrenos baldios do hotel
O plano de recuperação de terrenos baldios é geralmente dividido em três fases:
1. A recuperação de terrenos áridos e acidentados consiste principalmente na remoção de entulho de construção dentro e fora do hotel e na limpeza de áreas sem saída;
2. Boa recuperação de terrenos baldios, a principal tarefa é garantir que todas as áreas do hotel estejam limpas e que os padrões de higiene estejam em conformidade com as normas;
3. A etapa de recuperação consiste na inspeção e no planejamento. O trabalho principal é limpar os espaços deixados para trás e organizar os itens, para que o hotel possa estar pronto para receber os hóspedes.
38. Pedido de capital de giro
A equipe de gestão do hotel deve verificar o montante do capital de giro do hotel de acordo com o orçamento operacional aprovado, formular um plano para a utilização do capital de giro e apresentá-lo ao investidor na forma de uma solicitação por escrito.
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39 - Plano da Cerimônia de Abertura Abertura
O plano da cerimônia inclui o horário da cerimônia de abertura, o local, os participantes, o anfitrião, os convidados para o corte da fita, a cerimônia em si, as atividades comemorativas, o planejamento do local, a publicidade, os métodos de visitação, os preparativos para o banquete de celebração, os acompanhantes, as boas-vindas e os procedimentos de entrega. Inclui também os presentes de celebração, a entrega dos convites, o transporte e outros detalhes específicos. 40. Criar uma conta operacional: O departamento financeiro do hotel deve organizar o uso racional dos fundos de acordo com o capital de giro alocado pelo investidor, criar uma conta operacional para o hotel e realizar uma análise criteriosa e divulgar os indicadores do orçamento operacional.
41 Operação de equipamentos de hotel
O aspecto de equipamentos do hotel consiste na realização de testes operacionais dos equipamentos, incluindo principalmente a operação de equipamentos como distribuição de energia, ar condicionado, abastecimento e drenagem de água, sistemas eletromecânicos, iluminação, telecomunicações, cozinha, lavanderia, etc. Durante o processo de comissionamento, devem ser considerados todos os problemas de operação, gotejamento, vazamento e segurança que possam ocorrer durante o funcionamento dos equipamentos. Após o comissionamento, a equipe de construção deve ser notificada para comparecer e planos de contingência devem ser elaborados.
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42. Limpeza de paredes externas e tratamento inseticida
Antes da inauguração, contate uma empresa de limpeza profissional para limpar as paredes externas do hotel e entre em contato com o departamento local de saúde e prevenção de epidemias para realizar o controle de insetos e a dedetização dentro e fora do hotel.
43. Operação de teste com carga máxima
A administração do hotel organiza os diversos departamentos para realizar um teste operacional de 48 horas com lotação máxima, formulando simultaneamente planos de contingência. Todos os funcionários do hotel trabalham em seus turnos normais. Durante o teste operacional com lotação máxima, todos os departamentos devem reportar problemas imediatamente e solucioná-los de acordo com os planos de contingência. O teste operacional com lotação máxima é o último grande treinamento antes da inauguração do hotel. Nesse período, a administração pode convidar investidores e especialistas do setor para experimentar o hotel e coletar feedback sobre as instalações, equipamentos e serviços, a fim de se preparar melhor para as operações de pré-inauguração.
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44. Implementação da cerimônia de abertura
A equipe de gestão do hotel realizará a cerimônia de inauguração passo a passo, de acordo com o plano aprovado pelo investidor, e fará todos os preparativos necessários para a abertura do hotel.
Neste momento, a fase de pré-inauguração do projeto hoteleiro chegou ao fim, e o hotel entrará oficialmente em período de operação no mercado.