1. Определите организационную структуру управленческой команды.
Определение организационной структуры будущей команды управления отелем в соответствии с ожидаемой моделью управления отелем. Включая определение уровня принятия решений и управления отелем, установление каналов связи между бизнес-менеджерами и инвесторами, а также определение форм и процедур отчетности и утверждения деловых операций.
2. Улучшение условий труда для управленческой команды.
Включая создание подготовительного офиса и подготовку соответствующих офисных условий и т. д., для создания благоприятной среды для проведения подготовительной работы оперативной и управленческой командой.
вестибюль отеля
3. Составьте план среднесрочного и долгосрочного развития отеля.
Руководство организует работу оперативной и управленческой команды для изучения и понимания предварительного рыночного плана гостиничного проекта, определенного инвесторами, обеспечения соответствия целей плана подготовки к эксплуатации рыночному плану, реализации заранее определенной бизнес-политики и разработки на основе этой идеи плана среднесрочного и долгосрочного развития отеля, который включает в себя среднесрочные и долгосрочные цели отеля, обязанности по реализации проекта, концепцию достижения целей и план контроля процесса управления.
4. Разработка названия и логотипа отеля.
Включая китайские и английские названия, шрифты, основные цвета и логотипы разрабатываемого отеля. После завершения разработки дизайна, чтобы гарантировать, что имидж на рынке не будет незаконно нарушен, как правило, необходимо подать заявку на регистрацию товарного знака.
Ресторан при отеле
5. Провести маркетинговое исследование и собрать соответствующую информацию.
Руководящая группа организует работу управленческого персонала в различных отделах для проведения исследований регионального гостиничного рынка, изучения состояния региональных туристических ресурсов, объема производства гостиничной индустрии, количества отелей, их функционирования, тематики окружающей среды, потребительских привычек гостей, а также предприятий общественного питания и развлечений определенного масштаба и внедрения системы ценообразования и перспектив развития гостиничного рынка, а также получения другой информации.
Выявление и анализ потенциальных конкурентов или конкурентов с акцентом на анализ структуры источников клиентов, позиционирование продукта, ценовую политику, среднюю стоимость жилья, арендную плату, характеристики услуг, кухню предприятий общественного питания, предпочтения в напитках, потребление на душу населения, настройки развлекательных услуг и стандарты доставки, а также другие коммерческие данные.
6. Подтвердите структуру продукта и функциональную поддержку отеля.
Включая размер гостиничных номеров, планировку различных типов номеров, размеры помещений для общественного питания и развлечений, а также сопутствующие вспомогательные сервисные объекты.
7. Сформулируйте ценовую политику.
Разработайте систему тарифов для отеля на основе предварительно составленного плана развития рынка и маркетинговых исследований проекта, включая описание цен и стоимости всех услуг, подлежащих оплате гостями, а также соответствующее описание ценовой политики и контроля цен и т. д.
Номер в отеле
8. Подготовка профиля отеля
Профиль отеля в период подготовки к этому процессу в основном используется для набора и обучения персонала, а также для привлечения инвестиций в проекты по сдаче отеля в аренду за рубежом.
Профиль отеля включает в себя: название отеля, тип, информацию об инвесторах, режим управления, основные удобства для клиентов, географическое местоположение, окружающие туристические ресурсы, юридический адрес, почтовый индекс, номер телефона для бронирования, факс, веб-сайт, прайс-лист на номера, характеристики бизнеса и т. д.
В зависимости от специфики структуры исходных данных клиента, могут также присутствовать аннотации на английском, японском, корейском или других языках.
9. Подготовка годового бизнес-плана отеля.
На основе разработанного маркетингового плана гостиничного проекта и результатов маркетинговых исследований, включающего приблизительно 11 основных пунктов:
Обзор управления бизнесом, цели гостиничного бизнеса, контроль затрат, анализ продукции, определение рынка, сегментация и выбор рынка, выбор бизнес-стратегии, стратегия основного бизнеса, стратегия развития продукта (общее функциональное проектирование и позиционирование продукта), маркетинговая стратегия, план реализации бизнес-плана и т. д.
Комплекты постельного белья для отелей
10. Составьте организационную структуру отеля.
Создайте организационную систему в соответствии с бизнес-планом отеля и детально продумайте управление и управленческие указания. Уровни управления отелем, как правило, делятся на четыре части: уровень принятия решений, уровень управления, исполнительный уровень и оперативный уровень.
Различные типы и стандарты отелей предполагают разные уровни управления. Управляющая сторона должна разработать и составить общую организационную структуру отеля в соответствии с реальной ситуацией. При определении численности персонала следует учитывать рыночную ситуацию в гостиничном бизнесе и подготовку подразделений, предусмотренную в бизнес-плане, а также соблюдать следующие ограничения. При определении численности персонала необходимо учитывать влияние затрат на оплату труда на операционные результаты отеля, а соотношение количества номеров к количеству сотрудников должно соответствовать Закону о развитии гостиничного бизнеса.
11. Составьте систему учета персонала отеля.
Разумно организовать смены и рабочее время персонала в соответствии с рабочим и офисным графиком каждого отдела отеля. Система комплектования штата отеля должна соответствовать законам и нормативным актам национальных и местных органов труда и социального обеспечения. Отель должен описать соответствующую систему в руководстве для сотрудников.
Комплекты постельного белья для отелей с принтами
12. Составление системы оплаты труда.
В соответствии с фактической ситуацией на территории отеля и его планировкой, установлены стандарты заработной платы для персонала всех уровней, и структура оплаты труда спланирована рационально. Распределение разницы в баллах основано на принципе «чем больше работы, тем больше льгот и льготы в приоритете».
13. Назначение персонала
По информации организации и персонала отеля, количество назначенных сотрудников утверждено. Помимо системы подбора персонала отеля, соответствующие бизнес-подразделения разработают критерии отбора персонала, чтобы в полной мере использовать потенциал рынка труда отеля и соседних районов, а также привлекать выпускников туристических школ: в отчете о ходе подготовки к открытию указывается время прибытия соответствующих рекрутеров. Для узкоспециализированных бизнес-подразделений, таких как кухня, команда может быть сформирована единовременно, чтобы обеспечить общее качество персонала и качество обслуживания.
Гостиничное одеяло
14. Подготовьте бюджет на подготовительные работы к открытию отеля.
Как правило, при подготовке и планировании процесса открытия отеля используются несколько основных статей расходов: стартовый капитал, расходы на подбор и обучение персонала, разработка логотипа, организация церемонии открытия, заработная плата персонала, транспортные расходы, инспекция, связь, проживание, офисные и прочие расходы. После определения первоначального бюджета на эксплуатацию отеля до его открытия можно подать заявку инвестору на выделение этой части средств. С учетом возможных непредвиденных обстоятельств следует добавить часть непредвиденных расходов, составляющую около 10% от общей суммы. При распределении средств до открытия отеля следует, как правило, применять принцип «широкое использование, узкое использование» для максимизации экономии средств и прибыли.
15. Сборник различных систем управления, стандартов обслуживания и операционных процедур отеля.
В соответствии с бизнес-планом отеля и требованиями к управлению, разработать систему управления отелем, стандарты обслуживания и операционные процедуры, а также включить их в «Руководство по эксплуатации отеля», которое будет внедрено после утверждения.
Гостиничное одеяло
16. Предварительная подготовка зоны материально-технического обеспечения персонала.
Перед началом комплектования штата необходимо провести логистические приготовления, включая поиск жилья, учебных классов, учебных материалов, обслуживающего персонала и соответствующих систем управления логистикой.
17. Составление комплексного плана обучения для отеля.
План обучения включает профессиональную подготовку управленческого персонала, вводное обучение для сотрудников, обучение этикету, обучение стандартам качества обслуживания, обучение деловым знаниям, обучение пожарной безопасности, обучение гигиене питания, а также обучение соответствующим законам и нормативным актам и т. д.
18. Реализация плана обучения
В соответствии с требованиями учебного плана представлены различные этапы учебных курсов, которые подразделяются на общие курсы, профессиональные курсы и практические оперативные курсы. В процессе реализации необходимо учитывать состав инструкторов, требования к обучению, продолжительность обучения, структуру курсов, оценку эффективности обучения, тестирование этапов обучения и другие аспекты плана, чтобы обеспечить его эффективное выполнение.
гостиничная подушка
19. Обзор демонстрационного зала
Администрация отеля поручает строительной бригаде предоставить модульные номера различных типов, установив конкретные требования к планировке, расстановке мебели, сантехнике в ванных комнатах, осветительным приборам, комплектации принадлежностей для гостей, составу хлопчатобумажных тканей, электроприборам, предметам интерьера, системам кондиционирования и вентиляции, противопожарному оборудованию, дверным замкам, противовзломному оборудованию и т. д., а также обязав после проверки двери устанавливать стандарты приемки.
20. Составьте план закупки товаров для бизнеса.
Составьте план закупок в соответствии с предыдущим бизнес-планом и положением отеля на рынке. В объем закупок должны входить: канцелярские товары, хлопчатобумажные ткани, электроприборы, аудиовизуальное оборудование для конференций, служебные автомобили, стеклянная посуда, механическое и электрическое оборудование, чистящие средства, печатная продукция, товары для гостей, стеллажи для мебели, инструменты, товары для размещения персонала, различные кухонные принадлежности, пищевые сырьевые материалы, свежие приправы, декоративные изделия, программное обеспечение для систем управления, противопожарное оборудование, средства безопасности, декоративные элементы, оборудование для мелиорации засушливых земель, недорогие и простые в использовании товары, транспортные средства и другие цели. При составлении плана закупок товаров для бизнеса необходимо указать такие детали, как наименование товара, количество, характеристики, происхождение бренда, требования к качеству, ориентировочная цена, цикл закупок и сроки поставки.
гостиничная подушка
21. Оказать помощь инвестору в проверке и подтверждении плана выбора гостиничного оборудования.
Для облегчения открытия, эксплуатации и обслуживания руководство отеля должно сотрудничать с инвестором для качественного выбора оборудования. План выбора оборудования для отеля включает в себя такие проекты, как инженерно-механическое и электротехническое оборудование, противопожарное оборудование, мебель, кухонное оборудование, оборудование для прачечных, коммуникационное оборудование, уборочные машины, программное обеспечение для систем управления и интеллектуальные системы дверных замков.
22. Реализация плана закупок
Инвестор может реализовать конкретный план закупок, подавая заявки в соответствии с различными проектами закупок, при этом управляющая сторона отвечает за определение качества образцов. В связи с различными масштабами рыночного предложения в разных регионах, некоторые мелкие позиции в проекте закупок могут быть также решены путем самовывоза на месте для экономии на закупочных расходах.
23. Номера сортировочных комнат
Нумерация номеров осуществляется в соответствии с особенностями этажей отеля. При этом следует учитывать общепринятые для местных и зарубежных потребителей табу на использование цифр. Например, большинство европейских и американских гостей считают число «13» несчастливым, итальянские гости считают число «17» несчастливым, а китайские – число «4». Последовательность цифр должна быть единообразной, а номерам одного типа на разных этажах следует присваивать одинаковый суффикс, чтобы облегчить идентификацию гостей и персонала отеля.
ЧАС
гостиничная подушка
24. Распределение ресурсов телефонных номеров в отеле
Координировать использование телефонных номеров, разделить номера линий для использования гостями и для личного пользования, спланировать распределение прямых номеров и добавочных номеров, разработать правила использования телефонных номеров отеля для личного пользования.
25. Составьте подробный маркетинговый план и план реализации для операционного отдела.
На основе оперативного плана необходимо доработать маркетинговый план оперативного отдела, включая план проведения рекламной кампании в честь открытия, план выпуска VIP-карт, маркетинговый план ресторана, план проведения праздничных мероприятий и т. д.
26. Составление оперативного бюджета
Операционный бюджет составляется на основе оперативного плана, а расчеты операционной прибыли, операционных расходов, операционных издержек, операционной прибыли и других статей расходов операционного и управленческого отделов отеля производятся в виде традиционных таблиц. Операционный бюджет сначала планируется и формулируется для обсуждения, и его результаты должны быть несколько выше ожидаемой доходности инвестиций для инвестора. Операционный бюджет, утвержденный к реализации, будет корректироваться ежеквартально или раз в полгода в соответствии с фактической деятельностью и изменениями рынка в процессе реализации.
гостиничный матрас
27. Составление плана эксплуатации и оформления отеля.
План эксплуатации и оформления включает в себя генеральный план выбора цветовой гаммы отеля, план оформления цветами и зеленью, план размещения произведений искусства, план размещения декоративных картин и т. д. Основное внимание в дизайне уделяется оформлению окрестностей отеля, оформлению лобби, номеров, обеденной зоны, зоны отдыха и освещению общественных зон.
28. Дизайн отеля VI
Отели обычно приглашают профессиональные компании для разработки планов дизайна визуальной системы. Эти планы в основном включают в себя логотипы отелей, английские шрифты, цветовую гамму, дизайн неоновой подсветки, печатные логотипы, дизайн вывесок, размещение художественных работ и т. д.
29. Работа с процедурами административного согласования при открытии бизнеса.
Большая часть информации, касающейся оформления административных процедур, предоставляется инвестором, а административная сторона располагает скудными знаниями в этом отношении, поэтому она часто помогает инвестору в ведении этого бизнеса. Разные отели работают в разных местах, и государственные органы предъявляют разные требования к гостиничным компаниям при подаче заявок на открытие. Отели могут проходить соответствующие процедуры в соответствии со специфическими местными условиями.
гостиничный матрас
30. После реализации плана закупок и строительства складских помещений для гостиницы.
Руководящая сторона должна настоятельно призвать строительную компанию завершить работы по строительству гостиничного склада заблаговременно, а также разумно спланировать и построить различные отделы и складские помещения отеля. Для общего склада отеля необходимо составить соответствующий план приема закупленных товаров. Оборудование и приспособления, такие как стеллажи и транспортные средства для погрузки/разгрузки на складе, должны быть доставлены в срок.
31. Завершение плана закупок
После реализации плана закупок на склад будет поступать большое количество материалов и товаров по одному. Руководство должно организовать прием и проверку товаров в соответствии со сроками поступления различных позиций, указанных в плане закупок, а также назначить ответственного за регистрацию товаров.
Складирование, прямая связь, размещение и расстановка товаров осуществляются всеми отделами в соответствии с планом закупок. При хранении товаров следует обращать внимание на срок годности и способы хранения, чтобы минимизировать потери. Администрация отеля также должна определить место хранения отходов и упаковочных коробок, а также направить специальную бригаду уборщиков для сортировки и утилизации отходов, подлежащих переработке.
гостиничный халат
32. Учет основных средств и ведение бухгалтерского учета.
После прибытия приобретенного оборудования и материалов отель должен проверить все основные средства и обеспечить качественное ведение бухгалтерского учета первого уровня. Второй уровень включает детальный учет по каждому отделу, создание системы учета и управления активами на всех уровнях, а также проверку сроков проведения инвентаризации основных средств.
33. Сотрудничество с инвестором в рамках четырехкратной приемки строительства гостиничного проекта.
Управляющая сторона будет сотрудничать с инвестором для участия в четырехсторонней приемке качества гостиничного проекта, организованной стороной, утверждающей гостиничный проект, инвестором, подрядчиком и ответственным за проект лицом. Основной целью приемки управляющей стороной является проверка соответствия качества и процесса строительства номеров и других функциональных зон стандартам. Критерием приемки номеров является соответствие стандартов строительства номеров типичному процессу строительства.
Поскольку управляющая сторона является фактическим пользователем гостиничных объектов, акт приемки должен надлежащим образом храниться, копироваться и своевременно сохраняться. В случае обнаружения каких-либо проблем с качеством строительства, необходимо своевременно связаться с ответственным за строительство органом для планирования плана устранения проблем и сроков его реализации.
гостиничный халат
34. Получение ключей от отеля.
В большинстве случаев строительные работы в отеле, получающем ключи, выполняются по принципу «под ключ», и после передачи ключей от объекта управляющей компании строительство считается завершенным. Администрация отеля может направить отдел безопасности для передачи ключей строительной компании. Каждый ответственный сотрудник должен проверить ключи, зарегистрировать и архивировать их, хранить запасные ключи для использования различными отделами и разработать систему управления ключами в условиях высокой ответственности.
35. Создание резервных копий и архивирование готовых инженерных чертежей.
Завершенные инженерные чертежи являются важнейшей непосредственной информацией для отеля в вопросах будущего технического обслуживания и ремонта. Отель обязан надлежащим образом хранить, резервировать и архивировать завершенные чертежи. Администрация отеля может поручить административному отделу ответственность за резервное копирование и передачу завершенных проектных чертежей подрядчикам и строительным компаниям. После передачи все чертежи должны быть зарегистрированы и заархивированы, а также должна быть разработана соответствующая система управления и хранения чертежей.
36. Получение данных о механическом и электрическом оборудовании.
Инженерный отдел отеля отвечает за передачу данных об электромеханическом оборудовании подрядчику для получения этих данных. После получения соответствующей информации она должна быть зарегистрирована и сохранена, а соответствующий коммерческий отдел составит перечень гарантийных сроков и планов технического обслуживания для всего оборудования в соответствии с фактической ситуацией.
Гостиничное полотенце
37. Организация плана рекультивации пустоши при отеле.
План рекультивации пустошей, как правило, делится на три этапа:
1. Освоение засушливых земель грубой засухи, основная работа заключается в вывозе строительного мусора снаружи и внутри отеля, а также в очистке труднодоступных мест;
2. Качественная рекультивация бесплодных земель, главная задача – обеспечить чистоту всех зон отеля, а также соответствие гигиеническим стандартам;
3. Процедура возврата включает в себя осмотр и планирование, основная работа заключается в уборке и размещении вещей, чтобы отель мог подготовиться к приему гостей.
38. Заявка на пополнение оборотного капитала
Руководство отеля должно проверить размер оборотного капитала отеля в соответствии с утвержденным операционным бюджетом, разработать план использования оборотного капитала и представить его инвестору в виде письменного заявления.
Гостиничное полотенце
39. План церемонии открытия.
План церемонии включает в себя время проведения церемонии открытия, место проведения, участников, ведущего, гостей, перерезающих ленту, саму церемонию, праздничные мероприятия, планирование места проведения, рекламу, способы посещения, организацию праздничного банкета, сопровождение гостей, процедуры приветствия и доставки. Праздничные подарки, доставка приглашений, организация транспорта и другие конкретные вопросы. 40. Создание операционного счета. Финансовый отдел отеля должен обеспечить рациональное использование средств в соответствии с оборотным капиталом, выделенным инвестором, создать операционный счет отеля и качественно анализировать и публиковать показатели операционного бюджета.
41 Эксплуатация гостиничного оборудования
В рамках проверки гостиничного оборудования необходимо провести пробную эксплуатацию, в основном, включая работу таких систем, как распределение электроэнергии, кондиционирование воздуха, водоснабжение и водоотведение, электромеханические системы, освещение, телекоммуникации, кухня, прачечная и т.д. В процессе отладки необходимо в полной мере учитывать возможные проблемы, связанные с работой оборудования, утечками, протечками и безопасностью. После ввода в эксплуатацию необходимо уведомить строительную бригаду о необходимости присутствия на объекте и разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях.
Гостиничные тапочки
42. Очистка наружных стен и обработка инсектицидами.
Перед открытием отеля обратитесь в профессиональную клининговую компанию для очистки наружных стен, а также свяжитесь с местным департаментом здравоохранения и профилактики эпидемий для проведения обработки от насекомых и инсектицидной обработки внутри и снаружи отеля.
43. Испытательная эксплуатация при полной нагрузке
Администрация отеля организует 48-часовую пробную эксплуатацию различных отделов и одновременно разрабатывает планы действий в чрезвычайных ситуациях. Весь персонал отеля находится на дежурстве в соответствии с обычным графиком смен. Во время пробной эксплуатации все отделы должны своевременно сообщать о проблемах и реагировать на них в соответствии с планами действий в чрезвычайных ситуациях. Пробная эксплуатация является последним крупным этапом обучения перед открытием отеля. В этот период руководство может пригласить инвесторов и экспертов отрасли, чтобы они оценили возможности отеля, оборудование и услуги, а также получили отзывы, что позволит лучше подготовиться к работе перед открытием.
Гостиничные тапочки
44. Проведение церемонии открытия
Управляющая компания отеля будет проводить церемонию открытия поэтапно в соответствии с планом, утвержденным инвестором, и осуществлять все необходимые приготовления к открытию отеля.
На данном этапе подготовительные работы к открытию гостиничного проекта завершились, и отель официально начнет работу на рынке.