يكمن مفتاح حل مشاكل الخدمة في روح إدارة مكتب الاستقبال في الفندق!

تحديد الأولويات وتحديد الأولويات

في عملية إدارة المكاتب الأمامية، لا بد من وجود تركيز معين، وهو أمر يصعب فهمه. وهذا يشير إلى تركيز العمل، وليس إلى التمييز بين الموظفين.

أولاً، الهيكل التنظيمي في المدخل، مكتب الاستقبال، مساعد المدير، قسم الحجوزات، موظف الاستقبال، إلخ. توجد عدة أقسام مختلفة حسب أهميتها، مما يُتيح التمييز بين وظائف مكتب الاستقبال العامة باعتبارها محورًا رئيسيًا، ولا شك في أهميتها، فإهمالها قد يُؤثر سلبًا على سمعة الفندق بأكمله. لذا، يجب على مدير مكتب الاستقبال إيلاء اهتمام كافٍ لتوزيع الموظفين وفقًا لمتطلباتهم.

مورد بياضات الفنادق

ثانيًا، يتطلب منصب مساعد مدير الاستقبال موظفين ذوي خبرة عملية ومهارات تواصل ممتازة، ونطلب منهم أيضًا الالتزام التام بهذا المنصب. ونظرًا لأن مساعد مدير الاستقبال يمثل الفندق وصورته بشكل مباشر في العديد من حفلات استقبال كبار الشخصيات وأماكن العمل الهامة، فسيكون هذا المنصب أيضًا من أولوياتنا.

مرة أخرى، يحتاج قسم الحجوزات ولوحة المفاتيح إلى اهتمامنا العام. يلعب قسم الحجوزات دورًا بالغ الأهمية في العديد من العمليات، مثل إدارة الغرف وقبول الحجوزات، وبصفتك مدير مكتب استقبال، فإن وجود موظفين أكفاء في قسم الحجوزات سيُسهّل عملك.

في سياق العمل الفعلي، يحتاج كل شخص إلى التكيف مع مختلف الظروف. وبهذه الطريقة، نتجنب في العمل الفعلي الإحراج الناتج عن تشتت الانتباه، حيث يكون التركيز مشتتًا في كل مكان، ولا يوجد أي جانب إيجابي في العمل المكتبي.

بيع أغطية الفنادق بالجملة

ينبغي أن تكون الإدارة القائمة على الأهداف قوية، ويمكن أن تكون العملية مريحة نسبياً.

إن الغالبية العظمى من وظائف الاستقبال تتطلب التعامل المباشر مع الضيوف، وبالتالي فإن ضغط العمل مرتفع نسبياً، خاصةً وأن مكتب الاستقبال يتعامل مع المحاسبة والتسجيل وصرف العملات الأجنبية وما إلى ذلك. في هذه الحالة، غالباً ما يحافظ بعض مديري مكاتب الاستقبال على ملامحهم الجادة، ويطلبون من الموظفين "بصرامة" تقديم خدمة مبتسمة وخدمة شخصية وخدمة استباقية وما إلى ذلك.

تخيل فقط، في هذه البيئة، إذا لم يغير مدير المكتب الأمامي طريقة تفكير الإدارة، فغالباً ما سيخلق ذلك وضعاً سلبياً في عملية الإدارة، مما سيؤدي إلى تمرد الموظفين، بل وحتى فقدان الموظفين، وهو ما يمثل الخسارة النهائية للشركة.

موردي أطقم أغطية أسرّة الفنادق

لذا، من الضروري في سير العمل الفعلي أن يحدد الموظفون هدفًا واضحًا. فعلى سبيل المثال، في إدارة محطات البث، غالبًا ما أضع أهدافًا لمشرفي ورئيس العمال، مثل خفض نسبة الخطأ بنسبة مئوية معينة هذا الشهر، والسعي إلى عدم تلقي أي شكاوى من فريق محطة البث هذا الشهر.

يجب قياس جميع المؤشرات، واستخدام الأرقام للتعبير بوضوح، وإلا فلن تتمكن الإدارة من إقناع الموظفين. في هذه العملية، طالما التزم الموظفون بآداب العمل وقواعد الفندق وأنظمته، فلا ينبغي للمدير التدخل بشكل مفرط. يمتلك العديد من الموظفين أفكارًا جديدة، وعلينا تشجيعهم ودعمهم، حتى نرتقي بالعمل إلى مستوى الابتكار.

كيف يمكن لفريق يفتقر إلى السمات المميزة أن يبرز؟ في أحسن الأحوال، لن يكون مجرد نسخة طبق الأصل من الفنادق الأخرى!

بيع أغطية أسرّة الفنادق بالجملة

خلق بيئة عمل متناغمة

ينبغي أن يسود جوٌّ مريحٌ في مكتب الاستقبال، وأن يتجنّب الموظفون الشعور بالاكتئاب. فبهذه الطريقة فقط، عندما نستقبل الضيوف، تكون ابتسامتهم صادقةً ونابعةً من القلب. لذا، بصفتنا مديرين، علينا إيجاد سبلٍ لفهم الموظفين من جوانب متعددة، وتقديم الدعم اللازم لهم عند الحاجة.

علينا أن نفهم احتياجات الموظفين ومدى إلحاح شعورهم بالحاجة. وسنوفر لهم ما هم في أمسّ الحاجة إليه، ما سيسهل علينا إدارة الأمور. الحياة مهمة للغاية بالنسبة للموظفين في الخطوط الأمامية، لذا، خلال عملية التوظيف وإجراء المقابلات، لا يتم عادةً توظيف الموظفين غير المتقنين.

كما أن الديمقراطية مهمة للغاية في إدارة المكاتب الأمامية، وأنا أؤيد عموماً اختيار المناصب الإدارية على مستوى القاعدة الشعبية بشكل ديمقراطي من بين الموظفين، مما يمكن أن يزيد بشكل كبير من حماسهم للعمل.

مصنعي مناشف الحمام بالجملة

أولِ اهتماماً خاصاً بفن المدح والنقد

لتقدير الموظفين ونقدهم، ينبغي اعتماد أساليب مختلفة تتناسب مع خصائصهم النفسية. ففي سياق الإدارة اليومية، نجد أن بعض الموظفين يكتفون بالثناء اللفظي والشخصي، بينما يهتم آخرون بالمزايا ويتطلعون إلى الحصول على حوافز مادية بسيطة، وبعضهم حساس للغاية، ويرفض النقد بشدة، في حين يلجأ البعض الآخر إلى إصدار إشعار رسمي لحل المشكلة.

بصفتك مديرًا لمكتب الاستقبال، قد تؤثر ابتسامتك أو قلقك أو حتى تصرفاتك أحيانًا على مزاج الموظفين. لذا، علينا أن نتعلم ونستفيد من العوامل النفسية لتشجيع الموظفين وجعلهم يشعرون بالتقدير. عند توجيه النقد للموظفين، احرص على مراعاة الموقف ومنحهم فرصة للتعبير عن آرائهم بشكل لائق. بهذه الطريقة، سيتقبل الموظفون نقدك بامتنان.

ثانيًا، عند انتقاد الموظفين، يجب أن تكون صادقًا ومهذبًا. عند انتقاده، تأكد من إخباره لماذا هو مخطئ، وأين أخطأ، وما الضرر الذي لحق به، وما إلى ذلك.

مرة أخرى، يجب أن ينصب النقد على الشيء الصحيح لا على الشخص. يلجأ بعض مديري المكاتب الأمامية إلى فرض عقوبات قاسية على الموظفين الذين "لا يتعاونون" في عملهم، مما يجعل الموظفين يشعرون بنوع من "الانتقام العلني". يجب وضع حد لهذا الأمر وتصحيحه بحزم.

مصنعي مناشف الفنادق

أولِ أهمية للتواصل مع الموظفين، وأعطِ أهمية للفريق.

في الإدارة اليومية، يجب علينا الاهتمام بالتواصل مع الموظفين، وفهم التنظيمات غير الرسمية بينهم من خلال هذا التواصل. يلعب التنظيم غير الرسمي دورًا بالغ الأهمية في أي فريق، فإذا أُدير بشكل سليم، فإنه يُسهم إيجابًا في تعزيز الفريق ككل، وإلا فإنه يُلحق به ضررًا كبيرًا. لذا، في الإدارة اليومية، يجب علينا أولًا تحديد "قادة" هذه التنظيمات غير الرسمية، وفهم بعض أفكارهم، وتوجيههم في الوقت المناسب.

في إدارة المكاتب الأمامية، نواجه مثل هذه المواقف بشكل متكرر. فعندما يغادر أحد الأعضاء الرئيسيين في هذه المجموعة غير الرسمية، يغادر معه عادةً اثنان أو ثلاثة أعضاء. لذا، في عملية إدارتنا، يجب أن تتوافق أهداف هذه المجموعة غير الرسمية مع أهداف الفريق، أو على الأقل يجب ألا تتعارض أهدافهما. وفي الوقت نفسه، ينبغي إيلاء اهتمام بالغ لتطوير هذه المجموعة غير الرسمية وإدراك غايتها.

موردو الصابون والشامبو للفنادق

أي نوع من القيادة يُخرج أي نوع من الجنود؟ إذا كان مدير المكتب الأمامي قويًا، فلن يكون تحت إمرته جنود ضعفاء. أما إذا لم يكن مدير المكتب الأمامي كفؤًا، فسيؤدي ذلك حتمًا إلى زعزعة استقرار الجنود. القادة الأقوياء لا يملكون جنودًا ضعفاء، ويجب أن يكون مدير المكتب الأمامي الجيد قائدًا جيدًا أولًا.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن منتجاتنا، يرجى الاتصال بنا!

الموقع الرسمي: https://www.hanbi-hotelsupplies.com

تواصل معنا (رقم واتساب):+86 191 6238 7613